Podnikanie je komplexná záležitosť, a sledovať všetky procesy môže byť časovo náročné a neefektívne. Ako vám v tom pomôže ERP systém?
Umožní vám spravovať napríklad marketing, plánovanie, zásoby a personalistiku, všetko na jednom mieste.
Čo to je ERP systém a ako ho správne vybrať a využívať, vám priblíži dnešný článok.
Ušetřete zbytečně ztracený čas a věnujte se svému byznysu naplno.
Čo je to ERP systém
Skratka ERP je z anglického Enterprise Resource Planning, česká definícia ERP je teda plánovanie podnikových zdrojov. Jedná sa o počítačový systém pre vašu firmu, ktorý integruje všetky procesy potrebné na správne riadenie podnikania. Pomocou ERP softvéru vytvoríte aplikáciu, alebo viac aplikácií, ktoré spolu navzájom komunikujú, pre manažment interných záležitostí.
Výhody ERP systému
Hlavným účelom ERP technológií je zjednodušiť podnikateľskú činnosť a umožniť efektívnejšie sledovanie všetkých procesov. Vďaka vhodnému ERP získate však oveľa viac, než len všetky informácie na jednom mieste. Najlepšie ERP systémy zdvihnú celkovú úroveň vášho podnikania.
Centralizovaná správa dát
ERP systémy umožňujú centralizované ukladanie dát a informácií, čo znamená ľahký prístup k nim a zabraňuje strate alebo duplikácii.
Zvýšenie efektivity
Vďaka automatizácii radu manuálnych procesov, ktoré inak zaberú hodiny času, sa môžete vy alebo vaši zamestnanci venovať iným záležitostiam.
Lepšie plánovanie a kontrola
Technológia uľahčí lepšie plánovanie a kontrolu procesov v rámci organizácie. Zjednoduší tak napríklad tvorbu projektových plánov, sledovanie zásob a zaistenie správnej komunikácie medzi oddeleniami.
Zlepšenie výkonu
Vďaka zníženiu nákladov spolu so zvýšením produktivity vám zostane viac času na vylepšovanie kvality produktov a služieb. Zamestnanci zvládnu vďaka automatizácii viac úloh za menej času a prioritou sa tak môže stať rozvoj vášho podnikania.
Lepší zákaznícky servis
ERP systém vám pomôže lepšie porozumieť potrebám zákazníkov a umožňujú rýchlejšie a efektívnejšie reagovať na ich požiadavky, vďaka efektívnej komunikácii s CRM systémom.
Flexibilita
ERP systémy sú všeobecne veľmi flexibilné a môžu byť prispôsobené špecifickým potrebám organizácie.
Lepšie rozhodovanie
Vďaka ERP funkciám ako zdieľaný kalendár budú mať vaše tímy prístup k úplným a aktuálnym informáciám, čo umožňuje efektívnejšie rozhodovanie a manažment.
Kľúčové vlastnosti ERP systému
Účtovníctvo a finančné riadenie:
- Správa fakturácie a platieb
- Analýza finančných dát a reportovanie
- Riadenie účtovania a rozpočtovania
- Plánovanie cash flow a kontrola financií
- Riadenie daňových povinností a správa daní
Predaj a zákaznícky servis:
- Správa databázy zákazníkov a ich kontaktov
- Správa objednávok a fakturácia
- Riadenie kampaní a marketingových akcií
- Sledovanie predajných výsledkov a výkonnosti predaja
- Analýza dát o zákazníkoch a ich nákupných návykoch
- Riadenie reklamácií a vrátenie tovaruRiadenie reklamácií a vrátenie tovaru
Správa zásob a dodávateľského reťazca:
- Správa skladových zásob a sledovanie stavu zásob
- Riadenie objednávok a prijatie tovaru od dodávateľov
- Sledovanie dodávok a doručovanie tovaru zákazníkom
- Analýza nákladov na skladovanie a logistiku
- Plánovanie zásob a riadenie dodávateľských vzťahov
Riadenie ľudských zdrojov:
- Správa zamestnancov a ich dát vrátane platov a benefitov
- Plánovanie pracovných síl
- Sledovanie dochádzky zamestnancov
- Dáta o výkone a hodnotení zamestnancov
- Riadenie školení a vývoja zamestnancov
- Správa zamestnaneckých dokumentov a administratívy
Výber správneho ERP systému pre vaše podnikanie
Obzvlášť pre menšie firmy je potrebné vziať pri výbere do úvahy množstvo faktorov. Na trhu je totiž ERP systémov celý rad, a nie každý je vhodný pre všetkých. ČO je teda potrebné urobiť, než sa rozhodnete?
Posúdenie obchodných potrieb a požiadaviek
Porovnanie rôznych ERP systémov
Možnosti integrácie s existujúcimi systémami
Zváženie najlepších ERP systémov
Úlohy implementácie ERP systému
Integrácia s existujúcimi systémami
Priebežná údržba a podpora
Najlepšie postupy pre implementáciu ERP systému
- Vypracujte jasný plán projektu: Projektový plán by měl zahrnovat stanovení cílů, časového harmonogramu, rozpočtu, zdrojů a odpovědností. Je také důležité, aby projektový plán byl pružný a zohledňoval změny, které se mohou objevit během procesu. Stanovte například, jaká data budete přenášet a kdo za bude mít přenos na starosti, nebo jakým způsobem budete školit zaměstnance.
- Správna komunikácia a školenie: Komunikácia so zamestnancami naprieč firmou by mala byť priebežná a včasná, aby boli všetci informovaní o zmenách a nových procesoch. V prvom rade informujte tých členov tímu, ktorí v súčasnosti najviac pracujú s existujúcimi systémami, napríklad pre správu dát, alebo účtovníctvo, a budú prechádzať k novému ERP systému. Zatiaľ čo niektorí zamestnanci môžu mať prirodzenejší vzťah k technológiám, iní sa môžu s novými funkciami a procesmi zoznamovať pomalšie. Usporiadanie špecializovaného školenia môže tiež pomôcť zlepšiť efektivitu implementácie a minimalizovať budúce komplikácie spôsobené prípadnou ľudskou chybou.
- Spolupráca medzi oddeleniami: Každé oddelenie by malo mať jasnú predstavu o tom, ako presne bude ERP systém využívaný v rámci jeho činnosti. Pokiaľ bude mať implementácia vplyv na doterajšiu formu spolupráce medzi dvoma oddeleniami, mal by byť vyhradený priestor na ujasnenie prípadných otázok a identifikáciu možných nedostatkov. Nepodceňte tiež stanovenie kompetencií a zodpovedností, ktoré jednotlivým oddeleniam patria, aby nedochádzalo k zmätkom v agende.
- Priebežné sledovanie a zlepšovanie: Vďaka monitorovaniu bude možné zlepšovať systém tam, kde je to nutné. To zahŕňa priebežné testovanie, hodnotenie výkonu a poskytovanie spätnej väzby zamestnancom aj dodávateľovi. Okrem toho by sa mali priebežne hodnotiť výkonnostné ukazovatele a spätná väzba zamestnancov a dodávateľov by mala byť zohľadnená pri plánovaní ďalších úprav či aktualizácií.
Najlepšie postupy pre implementáciu ERP systému
Ide o náročný proces, ktorý si vyžaduje starostlivú prípravu a dobré plánovanie. Aby ste zvládli implementáciu bez problému, riaďte sa nasledujúcimi tipmi:
- Vypracujte jasný plán projektu: Projektový plán by mal zahŕňať stanovenie cieľov, časového harmonogramu, rozpočtu, zdrojov a zodpovedností. Je tiež dôležité, aby projektový plán bol pružný a zohľadňoval zmeny, ktoré sa môžu objaviť počas procesu. Stanovte napríklad, aké dáta budete prenášať a kto za bude mať prenos na starosti, alebo akým spôsobom budete školiť zamestnancov.
- Správna komunikácia a školenie: Komunikácia so zamestnancami naprieč firmou by mala byť priebežná a včasná, aby boli všetci informovaní o zmenách a nových procesoch. V prvom rade informujte tých členov tímu, ktorí v súčasnosti najviac pracujú s existujúcimi systémami, napríklad pre správu dát, alebo účtovníctvo, a budú prechádzať k novému ERP systému. Zatiaľ čo niektorí zamestnanci môžu mať prirodzenejší vzťah k technológiám, iní sa môžu s novými funkciami a procesmi zoznamovať pomalšie. Usporiadanie špecializovaného školenia môže tiež pomôcť zlepšiť efektivitu implementácie a minimalizovať budúce komplikácie spôsobené prípadnou ľudskou chybou.
- Spolupráca medzi oddeleniami: Každé oddelenie by malo mať jasnú predstavu o tom, ako presne bude ERP systém využívaný v rámci jeho činnosti. Pokiaľ bude mať implementácia vplyv na doterajšiu formu spolupráce medzi dvoma oddeleniami, mal by byť vyhradený priestor na ujasnenie prípadných otázok a identifikáciu možných nedostatkov. Nepodceňte tiež stanovenie kompetencií a zodpovedností, ktoré jednotlivým oddeleniam patria, aby nedochádzalo k zmätkom v agende.
- Priebežné sledovanie a zlepšovanie: Vďaka monitorovaniu bude možné zlepšovať systém tam, kde je to nutné. To zahŕňa priebežné testovanie, hodnotenie výkonu a poskytovanie spätnej väzby zamestnancom aj dodávateľovi. Okrem toho by sa mali priebežne hodnotiť výkonnostné ukazovatele a spätná väzba zamestnancov a dodávateľov by mala byť zohľadnená pri plánovaní ďalších úprav či aktualizácií.
