Hľadáte vhodný spôsob, ako mať stále prehľad o dokumentácii a administratíve? Potom sa ponúka zvoliť správny DMS (document management system). Čo presne to je, aké DMS sú k dispozícii a podľa čoho vyberať? Na to sa pozrieme v dnešnom článku.
Majte prehľad v papierovaní a dokumenty vždy po ruke.
Definícia a vysvetlenie DMS - 4 časté otázky
DMS - čo to je?
DMS (Document Management System) je softvér, ktorý slúži na centralizovanú správu a organizáciu dokumentov a súborov v digitálnej podobe. Umožňuje ľahko vyhľadávať, zdieľať, upravovať a ukladať dokumenty a súbory v digitálnej podobe.
Prečo je DMS systém dôležitý?
Systém správy dokumentov je dôležitý v dnešnej digitálnej dobe, pretože umožňuje ukladať a spravovať veľké množstvo digitálnych súborov. DMS zjednodušuje administratívne úkony, ako napríklad vedenie evidencií, a zvyšuje celkovú efektivitu práce. Vďaka DMS je možné tiež lepšie zabezpečiť dokumenty a súbory pred neoprávneným prístupom alebo stratou.
Ako vyzerá DMS?
Systém správy dokumentov zahŕňa rôzne funkcie, vrátane nahrávania dokumentov, triedenia a organizácie, indexovania, vyhľadávania, prístupových práv, riadenia verzií a zdieľania dokumentov. Tieto funkcie pomáhajú organizáciám centralizovať dokumentáciu a súbory a zvyšujú celkovú efektivitu práce. DMS dokážu komunikovať s vašim ERP systémom, a zaistiť tak správny tok informácií.
Aké druhy DMS existujú?
Kľúčové vlastnosti DMS?
- Ukladanie a vyhľadávanie dokumentov: DMS umožňuje jednoduché ukladanie dokumentov do centrálneho umiestnenia a rýchle vyhľadávanie dokumentov pomocou rôznych kritérií, ako sú napríklad kľúčové slová, názvy súborov alebo dátum vytvorenia.
- Kontrola verzií: DMS udržuje rôzne verzie dokumentov a umožňuje používateľom pristupovať k rôznym verziám, ak je to potrebné. To pomáha zaistiť, aby každý mal prístup k najnovšej verzii dokumentu.
- Kontrola prístupu a zabezpečenia: DMS umožňuje správcovi nastaviť oprávnenia pre prístup k dokumentom zabezpečiť tak k citlivé informácie.
- Spolupráca a tímová práca: DMS umožňuje používateľom zdieľať dokumenty a pracovať na nich spoločne v reálnom čase. To pomáha urýchliť spoluprácu a zlepšiť produktivitu.
- Automatizácia pracovných postupov: DMS automatizuje rôzne pracovné postupy, ako sú napríklad schvaľovacie procesy, upozornenie na nové dokumenty alebo revízie.
- Vyhľadávanie a indexovanie: DMS zjednodušuje indexovanie a triedenie dokumentov podľa rôznych kritérií, čo uľahčuje ich vyhľadávanie a organizáciu.
Výhody používania DMS
Zvýšená efektivita a produktivita:
- Možnosť jednoduchého vyhľadávania a rýchleho zdieľania dokumentov
- Uľahčenie projektového riadenia
- Automatizácia pracovných postupov a zníženie času potrebného na administratívnu úlohu
Vylepšené zabezpečenie dokumentov a súkromia:
- Ochrana pred stratou alebo krádežou dokumentov
- Kontrola prístupu a zabezpečenie dokumentov pred neoprávneným prístupom
- Možnosť vytvárať zálohy a zabezpečenie obnovy dokumentov v prípade havárie
Lepšia organizácia a dostupnosť dokumentov:
- Centrálne úložisko dokumentov a jednoduchá organizácia
- Rýchla a jednoduchá správa verzií a histórie dokumentov
- Možnosť prístupu k dokumentom z akéhokoľvek zariadenia a odkiaľkoľvek
Posilnená spolupráca a tímová práca:
- Možnosť zdieľať dokumenty a spolupracovať v reálnom čase
- Jednoduchá komunikácia a zdieľanie informácií
- Výsledkom je aj lepšia zákaznícka skúsenosť, obzvlášť pri skĺbení s najlepšími CRM
Zníženie papierového odpadu a dopadu na životné prostredie:
- Zníženie spotreby papiera a ďalších tlačových materiálov
- Ukladanie dokumentov v digitálnej podobe a zníženie množstva fyzických archívov
- Zníženie emisií CO2 spojených s výrobou a dopravou papiera
Zlepšite administratívu po všetkých stránkach a modernizujte správu dokumentov vo vašej firme.
Výber správneho systému správy dokumentov
- Požiadavky a potreby organizácie: Najdôležitejším faktorom je určiť, čo vlastne od DMS potrebujete. Je potrebné zvážiť, aké typy dokumentov a súborov vaša organizácia spravuje, aké funkcie sú potrebné, aký veľký objem dát sa bude ukladať, aké sú požiadavky na zabezpečenie, atď.
- Cena: Je potrebné zvážiť celkové náklady na implementáciu a prevádzku DMS, vrátane nákladov na softvérovú licenciu, hardvér, údržbu, školenia a podporu.
- Škálovateľnosť: Organizácia by mala zvážiť, či je DMS dostatočne škálovateľný pre budúce potreby a rast organizácie. Je potrebné zistiť, či DMS umožňuje ľahké pridávanie užívateľov, ukladanie dát a funkčností v priebehu času.
- Užívateľská prívetivosť: DMS by mal byť ľahko použiteľný a užívateľsky prívetivý, aby minimalizoval frustráciu a stratu produktivity. Užívatelia by mali byť schopní ľahko vyhľadávať, upravovať a zdieľať dokumenty a súbory.
Najlepší poskytovatelia DMS:
AutoCRM:
AutoCRM ponúka DMS ako súčasť svojho CRM riešenia. DMS umožňuje ukladať a spravovať rôzne typy dokumentov a ľahko ich zdieľať s ostatnými užívateľmi. Súčasťou DMS je tiež možnosť prideľovania prístupových práv a nastavenia notifikácií.
DocuWare:
DocuWare je cloudové riešenie DMS, ktoré umožňuje ukladať a spravovať rôzne typy dokumentov vrátane faktúr, zmlúv a ďalších. DocuWare umožňuje prispôsobenie podľa potrieb organizácie, zahŕňa správu verzií a práva prístupu a taktiež umožňuje automatizáciu procesov.
Dropbox Business:
Dropbox Business je obľúbený cloudový nástroj pre správu a zdieľanie súborov, ktorý ponúka aj funkcie DMS. Dropbox Business umožňuje ukladať a spravovať rôzne typy dokumentov, zdieľať ich s ostatnými užívateľmi a nastavovať prístupové práva.
eFileCabinet:
eFileCabinet je cloudové riešenie DMS, ktoré ponúka širokú škálu funkcií pre ukladanie, správu a zdieľanie dokumentov. Medzi tieto funkcie patrí indexovanie, riadenie verzií, prístupové práva, alebo digitálne podpisy.
Google Drive:
Google Drive je obľúbený cloudový nástroj na ukladanie a zdieľanie súborov, ktorý tiež ponúka funkcie DMS. Google Drive umožňuje ukladať a spravovať rôzne typy dokumentov, nastavovať prístupové práva a spravovať verzie dokumentov.
Alfresco:
Alfresco je open-source platforma pre správu dokumentov, umožňuje ukladanie, správu a zdieľanie a riadenie toku dokumentov.
M-Files:
M-Files je DMS, ktorý ponúka funkcie pre jednoduchú správu verzií, schvaľovanie dokumentov a riadenie prístupových práv.
Box:
Box je cloudový DMS systém, umožňuje ukladanie a zdieľanie súborov v rôznych formátoch a riadenie prístupu k nim.
Zoho Docs:
Zoho Docs je online platforma pre správu dokumentov, ktorá umožňuje ukladanie, zdieľanie a spoluprácu na rôznych typoch dokumentov.
OneDrive for Business:
OneDrive for Business je cloudová platforma, prostredníctvom ktorej je možné zdieľať a ukladať rôzne typy súborov. Obsahuje aj funkcie spolupráce na dokumentoch v reálnom čase.
Realizácia systému DMS
Realizácia systému správy dokumentov (DMS) je proces, ktorý vyžaduje správne plánovanie, prípravu, implementáciu a údržbu.
Dodržte nasledujúce kroky:
- Analýza potrieb – vyhodnotenie vašich požiadaviek a potrieb v oblasti správy dokumentov.
- Výber vhodného DMS – vyberajte DMS, ktorý je najvhodnejší pre vaše potreby, a ktorý vám umožní dosiahnuť vaše ciele.
- Testovanie – testujte nový systém a overte jeho funkčnosť. Identifikujte prípadné problémy a zabezpečte ich riešenie.
- Školenie zamestnancov – zabezpečte, aby vaši zamestnanci boli školení v používaní nového systému.
- Údržba a podpora – zabezpečte priebežnú údržbu a podporu pre váš nový systém. Pravidelne overujte, či DMS stále vyhovuje vašim potrebám.
Dbajte na nasledujúce postupy
- Štandardizácia
- Indexovanie
- Kontrola prístupu a zabezpečenia
- Automatizácia pracovných postupov
- Integrácia s ďalšími systémami
Získajte ešte dnes všetky výhody spojené s DMS a užite si špičkovú organizáciu.
