Dôležité: Cron by mal byť vo vašom systéme nakonfigurovaný, aby fungovalo načítanie e-mailov.
Prehľad
AutoCRM má schopnosť monitorovať poštové schránky IMAP. E-maily je možné načítať pomocou skupinových e-mailových účtov a osobných e-mailových účtov. Skupinové e-mailové účty predstavujú skupinové poštové schránky: najbežnejším prípadom je poštová schránka tímu podpory. Osobné e-mailové účty predstavujú osobné poštové schránky používateľov.
Ako prichádza e-mail, systém sa ho snaží prepojiť s príslušným záznamom (Účty, Potenciál, Príležitosť, Prípad). Používatelia, ktorí sledujú tento záznam, dostanú upozornenie na nový e-mail v systéme, aj keď nie sú uvedení v Komu alebo Kópii e-mailu.
Dôležité : E-mailové záznamy sa v systéme neduplikujú, ak sú načítané rôznymi e-mailovými účtami. Ak odstránite e-mailový záznam z CRM, bude odstránený pre všetkých užívateľov. Namiesto toho sa odporúča použiť presun do koša . Odporúča sa obmedziť prístup k odstráneniu pre používateľov v Rolách.
Riadenie prístupu
Prístup k importovaným e-mailom je riadený rolami. To znamená, že pokiaľ bol konkrétny e-mail importovaný z poštovej schránky niektorého používateľa, ostatní používatelia budú môcť tento e-mail vidieť, pokiaľ k nemu majú prístup.
V predvolenom nastavení nemajú používatelia prístup k žiadnym e-mailom. Ak má používateľ nastavenú úroveň prístupu pre čítanie na vlastné , bude môcť vidieť e-maily, ktorých e-mailová adresa je buď v polech Od , Komu</em > alebo Kópia .
Existujú 4 úrovne prístupu: Nie, Vlastné, Tím, Všetko.
Skupinové e-mailové účty
Skupinové e-mailové účty sú dostupné v časti Správa > Skupinové e-mailové účty.
Skupinové e-mailové účty môže nastaviť iba správca. Skupinové e-mailové účty je možné použiť pre príjem aj odosielanie e-mailov.
Pole Tímy (záznamu skupinového e-mailového konta) určuje, ktorým tímom budú prichádzajúce e-maily priradené.
Ak má skupinový e-mailový účet SMTP a je označený ako zdieľaný , používatelia budú môcť tento účet používať na odosielanie e-mailov. Prístup k účtu pre odosielanie je riadený Úloha prostredníctvom oprávnenia skupinového e-mailového účtu . Ak je úroveň oprávnení nastavená na Teams, potom používatelia tímov vybraných v poli Tímy skupinového e-mailového konta budú môcť používať skupinový e-mailový účet.
Existuje možnosť, aby systém posielal automatickú odpoveď na prichádzajúce e-maily.
Nastavenie skupinového e-mailového konta ako predvoleného
Existuje možnosť nastaviť konkrétny skupinový e-mailový účet, ktorý bude použitý ako predvolený systém, čo znamená, že všetky upozornenia a systémové e-maily budú odosielané z tohto účtu.
- Vytvorte a nakonfigurujte skupinový e-mailový účet (v časti Správa > Skupinové e-mailové kontá).
- Prejdite do Administrácia > Odchádzajúce e-maily.
- Zadajte e-mailovú adresu do poľa E-mailová adresa . E-mailová adresa presne rovnaká ako vo vytvorenom skupinovom e-mailovom účte.
- Uistite sa, že poleServer je prázdne (na paneli SMTP ).
Email-to-Case
Existuje možnosť, aby systém vytvoril nový záznam prípadu z každého e-mailu prichádzajúceho na konkrétny skupinový e-mailový účet. Prípady je možné distribuovať užívateľom konkrétneho tímu. K dispozícii sú tri pravidlá distribúcie: priame priradenie, round-robin a less-busy.
Poznámka: Nový prípad vytvorí iba prvý e-mail vo vlákne. Každý nasledujúci e-mail bude prepojený s existujúcim záznamom prípadu a poznámka bude pridaná na panel Stream.
Keď chce užívateľ odoslať odpoveď zákazníkovi, musí sa uistiť, že prípad je vybraný akonadradenýe-mail, ktorý je odosielaný. Do poľa Odpovedať v e- mailu pridá e-mailovú adresu skupiny . Takže odpoveď zákazníka bude zaslaná na adresu skupiny, nie na adresu používateľa.
Osobné e-mailové účty
Bežní používatelia si môžu nastaviť svoje vlastné e-mailové účty, ktoré je potrebné sledovať (na karte E-maily > rozbaľovacia ponuka vpravo hore > Osobné e-mailové účty).
Správca môže tiež spravovať osobné e-mailové účty užívateľov (v Administrácii > Osobné e-mailové účty).
Dôležité : V predvolenom nastavení nemajú bežní používatelia prístup k osobným e-mailovým účtom. Správca musí povoliť prístup k rozsahu Osobné e-mailové účty v Rolách.
Dôležité: Toto je potrebné pre správnu funkciu e-mailu. Záznamy používateľov musia mať svoju e-mailovú adresu (alebo viac adries) nastavenú v poli Email . Pole Email pre užívateľov môže zmeniť iba administrátor . Predpokladá sa, že e-mailová adresa používateľa je rovnaká ako e-mailová adresa osobného e-mailového konta používateľa.
E-mailové filtre
E-mailové filtre umožňujú filtrovanie prichádzajúcich e-mailov podľa zadaných kritérií. Napr. ak nechcete, aby boli do AutoCRM importované notifikačné správy zaslané niektorou aplikáciou, môžete vytvoriť filter, aby ich AutoCRM vynechal.
Administrátor môže vytvárať globálne filtre aplikované na všetky e-mailové účty. Užívatelia môžu vytvárať filtre pre svoj osobný e-mailový účet a pre celú doručenú poštu.
