Schvaľovacie workflow a automatizácia procesov
Zdigitalizujte schvaľovacie procesy vo firme. Od objednávok cez faktúry po dovolenky — všetko s auditnou stopou, mobilným schvaľovaním a automatickou eskaláciou.
Spoznávate sa?
Problémy so schvaľovaním, ktoré brzdia firmu
Ak vám niečo z tohto pripadá povedomé, nie ste sami. AutoCRM tieto problémy rieši systémovo.
Papierové schvaľovanie
Schvaľovacie formuláre kolujú firmou v papierovej podobe. Stratený papier znamená stratený proces. Schvaľovanie trvá dni namiesto minút.
Nekonečné e-mailové reťazce
Schvaľovacie požiadavky sa posielajú e-mailom. Reťazce sa vetvia, ľudia odpovedajú na staré verzie a nikto nevie, čo je schválené.
Chýbajúca auditná stopa
Kto čo schválil a kedy? Bez systémovej evidencie je spätná dohľadateľnosť nemožná. Pri audite je to nočná mora.
Úzke miesta a zdržania
Schvaľovanie sa zasekne u jedného človeka, ktorý je na dovolenke alebo nemá čas. Celý proces stojí a nikto to nevidí.
Žiadna viditeľnosť procesu
Kde je moja žiadosť? Kto ju má na stole? Zamestnanci nemajú prehľad o stave svojich požiadaviek a musia obvolávať kolegov.
Nesúlad s internými pravidlami
Bez vynúteného workflow sa procesy obchádzajú. Objednávky sa schvaľujú spätne, faktúry sa platia bez kontroly a pravidlá existujú len na papieri.
Pripadá vám to povedomé?
Ukážeme vám, ako AutoCRM zdigitalizuje vaše schvaľovacie procesy — za menej ako 30 minút.
Funkcie
Kompletný workflow engine v CRM
AutoCRM ponúka výkonný workflow engine pre automatizáciu a sledovanie akéhokoľvek schvaľovacieho procesu vo firme.
Vizuálny workflow builder
Navrhnite schvaľovacie procesy vizuálne metódou drag & drop. Bez programovania nastavíte ľubovoľné workflow od jednoduchého po komplexné.
Viacúrovňové schvaľovanie
Nastavte ľubovoľný počet schvaľovacích úrovní. Sekvenčné, paralelné alebo podmienené schvaľovanie podľa typu a hodnoty požiadavky.
Mobilné schvaľovanie
Schvaľujte požiadavky odkiaľkoľvek z telefónu. Push notifikácie upozornia na čakajúce schválenia a jedno kliknutie stačí.
Kompletný audit trail
Každý krok workflow je zaznamenaný — kto, čo, kedy a ako rozhodol. Plná dohľadateľnosť pre interný aj externý audit.
Podmienené smerovanie
Workflow sa dynamicky prispôsobuje dátam — objednávka nad 50 000 Kč ide na riaditeľa, ostatné schvaľuje vedúci oddelenia.
Eskalácia a deadline
Automatická eskalácia pri nedodržaní termínu. Zástupca prevezme schválenie, ak zodpovedná osoba nestihne reagovať.
Zdigitalizujte schvaľovacie procesy
Koniec papierového schvaľovania a e-mailových reťazcov. Bez záväzkov, bez kreditnej karty.
14 dní zadarmo — plná funkcionalita — bez záväzkov
Použitie
Kde všade sa workflow uplatní
Schvaľovacie workflow v AutoCRM nie je obmedzené na jeden typ procesu — využijete ho naprieč celou firmou.
Nákupné objednávky
Schvaľovanie nákupov podľa rozpočtu a dodávateľa. Od žiadanky cez schválenie vedúcim po objednávku u dodávateľa.
Nákup nad 20 000 Kč → vedúci oddelenia → finančný riaditeľ → objednávkaFaktúry a platby
Schvaľovanie prijatých faktúr pred úhradou. Automatické párovanie s objednávkou a kontrola rozpočtu.
Faktúra → kontrola s objednávkou → schválenie vedúcim → platobný príkazZmluvy a dodatky
Viacúrovňové schvaľovanie zmlúv s podmieneným smerovaním. Zmluvy nad stanovenú hodnotu schvaľuje právne oddelenie.
Návrh zmluvy → právna revízia → schválenie vedením → podpisŽiadosti o dovolenku
Zamestnanec podá žiadosť, priamy nadriadený schváli a HR zaznamená. Automatická kontrola zostávajúceho nároku.
Žiadosť zamestnanca → schválenie nadriadeným → evidencia v HRCestovné príkazy a výdavky
Schvaľovanie služobných ciest a vyúčtovania nákladov. Limity, doklady a automatická refundácia.
Žiadosť o cestu → schválenie → vyúčtovanie → kontrola dokladov → preplateniePrípadové štúdie
Ako firmy využívajú workflow v AutoCRM
Reálne príklady digitalizácie schvaľovacích procesov v českých firmách.
Výrobná firma — 80 % úspora času pri schvaľovaní nákupov
Strojárska firma s 200 zamestnancami nahradila papierové žiadanky digitálnym workflow. Schválenie nákupu trvá hodiny namiesto týždňov.
Stavebná spoločnosť — kompletný audit trail
Stavebná firma digitalizovala schvaľovanie faktúr a zmlúv. Pri externom audite mali všetko dohľadateľné v priebehu minút.
IT firma — mobilné schvaľovanie pre vedenie
Manažment technologickej firmy schvaľuje požiadavky z telefónu. Priemerný čas schválenia klesol z 3 dní na 4 hodiny.
Časté otázky
Všetko o schvaľovacom workflow v AutoCRM
Odpovede na najčastejšie otázky o automatizácii schvaľovacích procesov.
Akékoľvek schvaľovacie procesy — nákupné objednávky, faktúry, zmluvy, dovolenky, cestovné príkazy, výdavky, investície a ďalšie. Workflow builder je plne konfigurovateľný.
Nie. Vizuálny workflow builder funguje na princípe drag & drop. Schvaľovacie procesy nastavíte sami bez jediného riadku kódu. Pri zložitejších scenároch pomôže náš tím.
Áno. Systém posiela push notifikácie o čakajúcich schváleniach a jedno kliknutie stačí na schválenie alebo zamietnutie. Funguje na akomkoľvek telefóne s prehliadačom.
Systém automaticky eskaluje — po uplynutí definovaného času odovzdá schválenie zástupcovi alebo nadriadenému. Žiadny proces nezostane zablokovaný.
Workflow sa dynamicky vetví podľa dát — napríklad objednávka nad 100 000 Kč ide automaticky na riaditeľa, zatiaľ čo menšie schvaľuje vedúci oddelenia. Podmienky nastavíte vizuálne.
Áno. Každý krok workflow sa loguje — kto požiadavku vytvoril, kto schválil, kedy a s akým komentárom. Záznamy sú nemenné a spĺňajú požiadavky na interný aj externý audit.
Samozrejme. Každé oddelenie, typ procesu alebo cenová hladina môže mať vlastné workflow s vlastnými pravidlami, schvaľovateľmi a eskaláciami.
Základné schvaľovacie workflow nastavíte za 1–2 dni. Zložitejšie procesy s viacúrovňovým schvaľovaním a podmieneným smerovaním 1–2 týždne.
Bára Ondroušková
Obchodná riaditeľka
Radi vám pomôžeme
Pripravení na digitalizáciu procesov?
Dohodnite si nezáväznú konzultáciu a zistite, ako AutoCRM automatizuje vaše schvaľovacie procesy.