Všeobecné obchodní podmínky pro poskytování služeb AutoCRM

Poskytovatel: Apertia Tech s.r.o., IČO 27117758, DIČ CZ27117758, se sídlem Šlikova 549/4, 169 00 Praha 6 - Břevnov, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 97580 (dále jen „Poskytovatel“).

B2B podmínky pro SaaS / Cloud, Private Cloud a Custom / Enterprise řešení AutoCRM.

Licenční rámec: Licenční pravidla softwarových produktů Apertia, verze 1.0, účinnost od 1. 9. 2026.

1.1. Tyto všeobecné obchodní podmínky (dále jen „VOP“) upravují práva a povinnosti mezi Poskytovatelem a zákazníkem při poskytování softwarových produktů a souvisejících služeb pod značkou AutoCRM, zejména služby SaaS / Cloud, Private Cloud, implementace, konfigurace, zákaznického vývoje, integrací, podpory, hostingu, maintenance a individuálních řešení Custom / Enterprise.

1.2. VOP jsou určeny výhradně pro vztahy mezi podnikateli. Zákazníkem může být právnická osoba nebo fyzická osoba, která Smlouvu uzavírá v souvislosti se svou podnikatelskou nebo profesní činností (dále jen „Klient“). Služby AutoCRM nejsou podle těchto VOP určeny spotřebitelům.

1.3. Tyto VOP jsou součástí smlouvy, objednávky, přijaté nabídky nebo jiného smluvního ujednání mezi Poskytovatelem a Klientem, které na ně odkazuje (dále jen „Smlouva“).

1.4. Individuální ujednání ve Smlouvě mají přednost před těmito VOP. Je-li pro konkrétní službu sjednána produktová, licenční, implementační, servisní nebo jiná zvláštní příloha, použije se pro danou oblast přednostně tato zvláštní úprava.

2.1. „Software“ znamená software, aplikace, moduly, rozšíření, integrace, automatizace, konfigurační prvky, dokumentaci a další softwarové komponenty poskytované nebo vyvíjené Poskytovatelem v souvislosti s AutoCRM.

2.2. „Služba“ znamená konkrétní plnění poskytované Klientovi podle Smlouvy, zejména zpřístupnění Software jako služby, hosting, implementaci, konfiguraci, vývoj, integrace, podporu, maintenance, konzultace nebo jiné související služby.

2.3. „SaaS / Cloud“ znamená režim, ve kterém Klient po dobu trvání předplatného nebo Smlouvy vzdáleně přistupuje k Software provozovanému nebo spravovanému Poskytovatelem. SaaS může být provozován na sdílené, oddělené nebo dedikované infrastruktuře.

2.4. „Private Cloud“ znamená SaaS režim provozovaný na dedikované nebo jinak oddělené infrastruktuře určené pro Klienta, kterou provozuje nebo spravuje Poskytovatel nebo jím zvolený poskytovatel infrastruktury. Samotná dedikovaná infrastruktura, samostatný server nebo oddělená instance nezakládají Klientovi vlastnické právo k Software, trvalou licenci, právo na zdrojový kód ani právo na self-hosting.

2.5. „Custom / Enterprise“ znamená individuální licenční a realizační režim, v němž může Klient na základě výslovného ujednání získat trvalou komerční licenci k uhrazené verzi Software, právo na self-hosting, zdrojový kód nebo další oprávnění v rozsahu sjednaném ve Smlouvě.

2.6. „Self-hosted“ znamená provoz Software na infrastruktuře Klienta nebo třetí osoby zvolené Klientem, který je dovolen pouze tehdy, pokud je takové právo výslovně sjednáno v rámci Custom / Enterprise nebo jiného individuálního licenčního režimu.

2.7. „Licenční pravidla“ znamenají dokument „Licenční pravidla softwarových produktů Apertia“, v aktuálně sjednané verzi. Pro Smlouvy uzavírané za účinnosti těchto VOP se použije, není-li sjednáno jinak, verze 1.0 účinná od 1. 9. 2026, zveřejněná na https://autocrm.cz/licencni-pravidla.

2.8. „Specifikace“ znamená popis rozsahu, funkcionalit, konfigurací, integrací, milníků, akceptačních podmínek nebo jiných vlastností konkrétního plnění, který může být součástí Smlouvy, nabídky, objednávky, analýzy nebo projektové dokumentace.

2.9. „SLA“ znamená výslovně sjednanou úroveň podpory, dostupnosti, reakčních nebo opravných dob. Není-li SLA výslovně sjednáno, nevznikají Klientovi garantované reakční nebo opravné doby.

2.10. „Uživatel“ znamená fyzickou osobu, které Klient oprávněně umožnil přístup ke Službě. „Administrátor“ je Uživatel s oprávněním spravovat účty, role, oprávnění a nastavení Klienta.

2.11. „Data Klienta“ znamenají data, dokumenty, texty, soubory, obchodní informace, osobní údaje a jiný obsah, který Klient nebo jeho Uživatelé do Služby vloží, vytvoří nebo prostřednictvím Služby zpracovávají.

2.12. „Technologie třetích stran“ znamenají zejména cloudové služby, API, databázové technologie, komunikační služby, mapové služby, elektronické podpisy, OCR, AI modely, knihovny a jiné služby nebo komponenty poskytované třetími osobami.

3.1. Smlouva může být uzavřena zejména podpisem smluvního dokumentu, přijetím nabídky nebo objednávky, potvrzením objednávky Poskytovatelem, elektronickou akceptací nebo úhradou ceny, pokud z nabídky nebo objednávkového procesu vyplývá, že úhrada představuje přijetí nabídky.

3.2. VOP a další dokumenty, na které Smlouva odkazuje, jsou součástí Smlouvy, byly-li Klientovi připojeny, zpřístupněny odkazem nebo mu byly jinak známy před uzavřením Smlouvy.

3.3. Při rozporu jednotlivých dokumentů se použijí v tomto pořadí:

1) individuální Smlouva podepsaná nebo jinak výslovně uzavřená s Klientem;

2) individuální licenční nebo produktová příloha;

3) objednávka nebo výslovně přijatá nabídka;

4) Specifikace, implementační dokumentace, SLA nebo servisní podmínky, vždy pro oblast, kterou konkrétně upravují;

5) Licenční pravidla;

6) tyto VOP;

7) obecné informace zveřejněné na webu Poskytovatele.

3.4. Žádná obecná informace na webu, marketingový materiál, prezentace nebo obchodní sdělení nerozšiřují rozsah Služby, licence, SLA nebo odpovědnosti nad rámec Smlouvy, není-li v nich výslovně uvedeno, že se stávají součástí Smlouvy.

4.1. Standardním režimem AutoCRM je SaaS / Cloud. Klient v tomto režimu kupuje službu a právo Software po sjednanou dobu používat, nikoli Software samotný.

4.2. Pokud je pro Klienta zřízena dedikovaná instance, samostatná databáze, dedikovaný server, Private Cloud nebo jinak oddělená infrastruktura spravovaná Poskytovatelem, zůstává takový režim SaaS, není-li výslovně sjednána Custom / Enterprise licence nebo právo na self-hosting.

4.3. Custom / Enterprise režim vzniká pouze na základě výslovného písemného ujednání. Rozsah trvalé licence, self-hostingu, zdrojového kódu, skupinového použití, možnosti dalšího vývoje a dalších oprávnění se určuje individuální Smlouvou a Licenčními pravidly.

4.4. Samotná výše ceny, rozsah implementace, počet odpracovaných hodin, financování vývoje nebo vytvoření individuální funkcionality nezakládají Klientovi práva typická pro Custom / Enterprise režim, pokud nebyla výslovně sjednána.

5.1. Poskytovatel může Klientovi umožnit bezplatný nebo zvýhodněný trial, demo, sandbox, proof of concept nebo jiný testovací provoz. Jeho rozsah, doba a funkce mohou být omezené.

5.2. Není-li výslovně sjednáno jinak, testovací prostředí není určeno pro ostrý produkční provoz ani jako jediné úložiště důležitých dat.

5.3. Po skončení trial nebo testovacího režimu může Poskytovatel data z testovacího prostředí odstranit. Pokud má dojít k převodu dat do placené Služby, musí být tato možnost technicky podporována nebo individuálně sjednána.

5.4. Poskytovatel může trial, demo nebo testovací službu kdykoli změnit nebo ukončit. Na bezplatné plnění se nevztahují garance dostupnosti, podpory ani SLA, není-li výslovně sjednáno jinak.

6.1. Rozsah implementace, konfigurace, migrace, integrací a zákaznického vývoje je dán Smlouvou a Specifikací. Funkce, práce nebo výstupy, které nejsou ve sjednaném rozsahu, nejsou součástí ceny, pokud nebylo výslovně dohodnuto jinak.

6.2. Klient poskytne Poskytovateli včasnou a úplnou součinnost, zejména přístupy, podklady, data, rozhodnutí, testovací scénáře, kontaktní osoby, informace o procesech a součinnost třetích dodavatelů, jsou-li potřebné pro plnění.

6.3. Prodlení Klienta se součinností, změny zadání, neúplné nebo nesprávné podklady, prodlení třetích stran nebo jiné okolnosti na straně Klienta přiměřeně prodlužují termíny Poskytovatele a mohou mít vliv na cenu nebo pracnost plnění.

6.4. Není-li termín výslovně označen jako závazný termín nebo milník, je časový údaj uvedený v nabídce, plánu nebo komunikaci předpokládaným odhadem. Změna rozsahu nebo nově zjištěné technické skutečnosti mohou vyžadovat jeho aktualizaci.

6.5. Požadavky nad sjednaný rozsah se považují za change request nebo vícepráci. Poskytovatel je oprávněn je ocenit podle sjednané hodinové sazby, platného ceníku nebo samostatné nabídky. Za dostatečné schválení vícepráce se považuje i písemné potvrzení oprávněné osoby Klienta e-mailem nebo v projektovém či ticketovacím systému.

6.6. Je-li u plnění sjednána akceptace a Smlouva nestanoví jinak, Klient plnění otestuje a oznámí konkrétní vady nejpozději do 10 pracovních dnů od jeho zpřístupnění k testování. Vada musí být popsána tak, aby ji bylo možné rozumně reprodukovat, a musí obsahovat dostupné podklady potřebné k jejímu ověření.

6.7. Za vadu se nepovažuje chybějící funkce, vlastnost nebo způsob chování, který nebyl součástí sjednané Specifikace, ani problém způsobený nesprávnými daty, prostředím Klienta, nepodporovaným zásahem Klienta nebo třetí osoby nebo selháním Technologie třetí strany mimo kontrolu Poskytovatele.

6.8. Pokud Klient v akceptační lhůtě neoznámí vady bránící běžnému použití plnění pro sjednaný účel, považuje se plnění za akceptované. Za akceptaci se považuje také zahájení běžného produkčního užívání daného výstupu. Drobné vady, které podstatně nebrání užívání, samy o sobě akceptaci nebrání a budou řešeny v přiměřené době.

6.9. U funkcí založených na umělé inteligenci může být pro dosažení požadované kvality nezbytné průběžné testování, reprezentativní vstupy a zpětná vazba Klienta. Pokud Smlouva nestanoví konkrétní měřitelná akceptační kritéria, samotná variabilita nebo jednotlivá věcně nepřesná odpověď AI nepředstavuje automaticky vadu Software.

6.10. Práva k zákaznickému vývoji, konfiguracím a individuálním rozšířením se řídí Licenčními pravidly a konkrétním licenčním režimem. Financování vývoje samo o sobě nepředstavuje převod majetkových autorských práv.

7.1. Cena Služeb je stanovena Smlouvou, přijatou nabídkou, objednávkou nebo platným ceníkem. Není-li výslovně uvedeno jinak, ceny jsou uvedeny bez DPH, která bude připočtena v zákonné výši.

7.2. Poskytovatel je oprávněn vystavovat daňové doklady elektronicky. Není-li sjednáno jinak, splatnost faktur činí 14 kalendářních dnů od jejich vystavení.

7.3. Pravidelné SaaS, hostingové, servisní a maintenance služby mohou být fakturovány předem za sjednané období. Jednorázové práce, implementace a vývoj mohou být fakturovány zálohově, po milnících, průběžně podle odpracovaného času nebo po předání, podle Smlouvy.

7.4. Je-li aktivována automatická opakovaná platba, je Poskytovatel oprávněn strhnout cenu za další období v souladu s objednaným tarifem. Automatické prodloužení smlouvy na dobu určitou nastává pouze tehdy, bylo-li výslovně sjednáno ve Smlouvě, objednávce nebo podmínkách konkrétního tarifu.

7.5. U Smlouvy na dobu neurčitou může Poskytovatel změnit cenu pravidelně poskytované Služby pro budoucí fakturační období. O zvýšení ceny Klienta informuje alespoň 30 dnů předem. Nesouhlasí-li Klient se zvýšením ceny, může dotčenou Službu před účinností nové ceny vypovědět bez sankce. Změna ceny se nedotýká již předplaceného období.

7.6. Je-li Klient v prodlení, má Poskytovatel právo na zákonný úrok z prodlení a na náhradu nákladů spojených s uplatněním pohledávky v rozsahu stanoveném právními předpisy. Tím není dotčeno právo na náhradu další újmy, vznikne-li na ni podle právních předpisů nárok.

7.7. Je-li Klient v prodlení s úhradou déle než 7 kalendářních dnů a neuhradí dlužnou částku ani po upozornění, může Poskytovatel přiměřeně omezit nebo pozastavit poskytování Služby do úhrady dluhu. Pozastavením Služby nezaniká povinnost uhradit již vzniklé závazky ani sjednanou cenu za období, po které trvá Smlouva, není-li dohodnuto jinak.

7.8. Zpochybní-li Klient část faktury, je povinen bez zbytečného odkladu uvést konkrétní důvod a uhradit alespoň nespornou část faktury ve lhůtě splatnosti.

8.1. Licenční režim Software se řídí konkrétní Smlouvou a Licenčními pravidly. Pro Smlouvy uzavírané za účinnosti těchto VOP se použije, není-li sjednáno jinak, dokument „Licenční pravidla softwarových produktů Apertia“, verze 1.0, účinný od 1. 9. 2026.

8.2. V režimu SaaS / Cloud získává Klient po dobu aktivní Smlouvy nebo předplatného právo přistupovat k Software a používat jej pro vlastní podnikatelskou činnost v rozsahu sjednaného tarifu nebo Smlouvy. SaaS licence standardně nezahrnuje převod Software, předání zdrojového kódu, trvalou licenci, self-hosting ani právo předat Software jinému dodavateli k samostatnému provozu nebo vývoji mimo Službu Poskytovatele.

8.3. Private Cloud je z licenčního pohledu SaaS, pokud Smlouva výslovně nestanoví jinak. Umístění instance na dedikovaný server nebo oddělenou infrastrukturu nezakládá právo na zdrojový kód ani trvalou licenci.

8.4. V režimu Custom / Enterprise může Klient získat trvalou komerční licenci k uhrazené verzi Software, právo na self-hosting, právo na další vlastní nebo externí vývoj a zdrojový kód v rozsahu výslovně sjednaném ve Smlouvě.

8.5. Není-li ve Smlouvě uvedeno jinak, trvalá licence a právo převzít sjednaný zdrojový kód vznikají až úplným uhrazením ceny plnění, ke kterému se tato práva vztahují. Do té doby může být Software zpřístupněn pouze pro implementaci, testování nebo provoz v rozsahu stanoveném Poskytovatelem a Smlouvou.

8.6. Ukončení podpory, maintenance nebo hostingu nezpůsobuje zánik již vzniklé trvalé Enterprise licence k plně uhrazené licencované verzi. Budoucí nové verze, aktualizace, podpora, hosting ani další vývoj nejsou součástí trvalé licence, není-li sjednáno jinak.

8.7. Není-li výslovně sjednáno jinak, nedochází poskytnutím licence ani financováním vývoje k převodu majetkových autorských práv k produktům, obecným komponentám, knihovnám, technickým postupům ani know-how Poskytovatele. Výhradní licence, exkluzivita nebo převod konkrétních majetkových práv musí být sjednány výslovně a samostatně oceněny.

8.8. Použití Software dalšími právnickými osobami ve skupině Klienta vyžaduje, pokud Smlouva nestanoví jinak, odpovídající Group nebo Enterprise oprávnění. Uživatelé, zaměstnanci a externí spolupracovníci jedné licencované právnické osoby mohou Software používat pro její interní činnost v rozsahu Smlouvy.

8.9. Bez výslovného samostatného oprávnění není Klient oprávněn Software nebo jeho proprietární části prodávat, sublicencovat, distribuovat, white-labelovat, poskytovat jako vlastní SaaS službu třetím osobám ani z něj vytvořit konkurenční komerční softwarový produkt určený pro další prodej. Individuální OEM, white-label, distribuční, partnerská nebo SaaS resale licence musí být sjednána samostatně.

8.10. Software může obsahovat Technologie třetích stran nebo komponenty pod vlastními licenčními podmínkami. Pro tyto komponenty mají jejich vlastní licenční podmínky přednost v rozsahu, v jakém je to nezbytné.

9.1. Poskytovatel zajišťuje provoz SaaS v rozsahu sjednaného tarifu nebo Smlouvy a je oprávněn využívat vlastní infrastrukturu i infrastrukturu odborných subdodavatelů.

9.2. Poskytovatel může v SaaS průběžně provádět aktualizace, bezpečnostní opravy, technologické změny, změny uživatelského rozhraní, optimalizace, migrace infrastruktury a nahrazovat jednotlivé technické komponenty funkčně obdobnými řešeními.

9.3. Poskytovatel bude při změnách usilovat o zachování hlavního účelu a podstatných sjednaných parametrů Služby. Má-li plánovaná změna podstatně omezit hlavní sjednanou funkcionalitu Klienta, Poskytovatel jej o tom přiměřeně předem informuje, není-li změna nezbytná z bezpečnostních, právních nebo naléhavých technických důvodů.

9.4. Pro zajištění údržby, bezpečnosti nebo stability může být Služba dočasně omezena. Plánované zásahy se Poskytovatel snaží provádět v době s nižším provozem a, je-li to přiměřeně možné, oznámí je předem.

9.5. Konkrétní garantovaná dostupnost, servisní okna, reakční doby nebo náhrady za nedostupnost platí pouze tehdy, jsou-li sjednány ve SLA.

9.6. Klient odpovídá za vlastní internetové připojení, podporované koncové zařízení, prohlížeč, lokální síť a jiné části svého prostředí, které nejsou podle Smlouvy spravovány Poskytovatelem.

9.7. U self-hosted řešení odpovídá za infrastrukturu, její zabezpečení, aktualizace operačního systému, databáze, zálohování a dostupnost Klient nebo jím zvolený provozovatel, pokud tyto činnosti nejsou výslovně objednány u Poskytovatele.

10.1. Podpora je poskytována v rozsahu tarifu, Smlouvy nebo samostatné servisní služby. Není-li podpora součástí objednaného plnění, může být požadovaná pomoc účtována podle aktuální sazby Poskytovatele.

10.2. Klient hlásí vady a incidenty prostřednictvím podpůrného kanálu určeného Poskytovatelem, zejména support portálu, ticketovacího systému nebo e-mailu. Telefonická nebo pohotovostní podpora je poskytována pouze tehdy, je-li součástí tarifu nebo SLA.

10.3. Hlášení má obsahovat informace umožňující problém identifikovat a reprodukovat, zejména popis, čas výskytu, dotčeného Uživatele nebo proces, očekávané a skutečné chování a dostupné snímky obrazovky, logy nebo jiné podklady.

10.4. Reakční doba znamená dobu do zahájení řešení nebo prvního kvalifikovaného vyjádření, nikoli automaticky dobu do úplného odstranění vady. Opravné doby jsou garantovány pouze tehdy, jsou-li výslovně sjednány.

10.5. Pokud se ukáže, že hlášený problém nebyl způsoben Službou Poskytovatele, ale prostředím Klienta, zásahem třetí osoby, chybnými daty, nepodporovanou úpravou nebo Technologií třetí strany, může být diagnostika a související práce účtována jako servisní činnost.

11.1. Klient odpovídá za správu svých Uživatelů, rolí a oprávnění a za činnost osob, kterým umožnil přístup ke Službě. Administrátor Klienta může v rozsahu funkcí Služby spravovat účty a přístup k Datům Klienta.

11.2. Klient a jeho Uživatelé jsou povinni chránit přístupové údaje, používat přiměřeně bezpečná hesla a, je-li dostupné nebo vyžadované, vícefaktorové ověřování. Přístupové údaje nesmí být sdíleny s neoprávněnými osobami.

11.3. Klient bez zbytečného odkladu oznámí Poskytovateli podezření na zneužití účtu, únik přístupových údajů nebo jiný bezpečnostní incident související se Službou.

11.4. Poskytovatel je oprávněn dočasně zablokovat účet, přístupový token, integraci nebo část Služby, pokud je to přiměřeně nezbytné k ochraně bezpečnosti, dat, ostatních zákazníků nebo infrastruktury. O takovém opatření Klienta informuje, jakmile to okolnosti dovolí.

11.5. Poskytovatel může vést technické a bezpečnostní logy o přístupech a používání Služby v rozsahu nezbytném pro provoz, zabezpečení, audit, fakturaci, diagnostiku a ochranu práv Poskytovatele a Klienta.

12.1. Klient nesmí Službu používat v rozporu s právními předpisy, právy třetích osob, Smlouvou nebo licenčními omezeními.

12.2. Klient zejména nesmí:

a) vkládat malware, škodlivý kód nebo obsah určený k narušení Služby;

b) pokoušet se neoprávněně získat přístup k účtům, datům, systémům nebo infrastruktuře Poskytovatele nebo jiných zákazníků;

c) provádět penetrační testování, skenování zranitelností nebo jiné bezpečnostní testy bez předchozího souhlasu Poskytovatele;

d) obcházet technická, licenční nebo bezpečnostní omezení;

e) nepřiměřeně zatěžovat infrastrukturu nebo používat automatizované prostředky způsobem, který ohrožuje stabilitu Služby;

f) používat Software k dalšímu prodeji, distribuci nebo vytvoření konkurenčního produktu v rozporu se Smlouvou a Licenčními pravidly;

g) zpracovávat prostřednictvím Služby protiprávní obsah nebo data, k jejichž zpracování nemá potřebná oprávnění.

12.3. Závažné porušení tohoto článku může vést k okamžitému omezení Služby a, podle povahy porušení, k odstoupení od Smlouvy. Tím nejsou dotčeny nároky na náhradu újmy ani jiná práva Poskytovatele.

13.1. Data Klienta zůstávají ve vlastnictví Klienta nebo příslušného nositele práv. Poskytovatel si poskytováním Služby nenárokuje vlastnické právo k Datům Klienta.

13.2. Klient poskytuje Poskytovateli po dobu trvání Smlouvy oprávnění Data Klienta ukládat, kopírovat, přenášet, technicky upravovat a jinak zpracovávat pouze v rozsahu potřebném k poskytování, zabezpečení, zálohování, podpoře a rozvoji Služby podle Smlouvy a právních předpisů.

13.3. Je-li zálohování součástí SaaS nebo hostingové služby, Poskytovatel provádí provozní zálohy v rozsahu technických parametrů dané služby. Provozní zálohy jsou určeny zejména k obnově Služby po technickém incidentu a nepředstavují dlouhodobý archiv jednotlivých historických verzí dat, není-li sjednáno jinak.

13.4. Klient může využívat dostupné exportní funkce k vytváření vlastních kopií důležitých dat. U self-hosted řešení je zálohování odpovědností Klienta, pokud není výslovně poskytováno Poskytovatelem.

13.5. Po skončení SaaS Služby má Klient právo požádat o standardní export svých Dat Klienta. Není-li sjednáno jinak, Poskytovatel umožní standardní export nebo zpřístupní data k exportu po dobu 30 dnů od skončení Služby, a to v technicky dostupném a běžně použitelném formátu odpovídajícím povaze dat.

13.6. Standardní export dat nezahrnuje převod Software, zdrojového kódu, interní konfigurace infrastruktury Poskytovatele ani vytvoření individuální migrační technologie. Nadstandardní migrace, transformace, mapování, asistence třetímu dodavateli nebo příprava speciálního formátu mohou být zpoplatněny podle skutečně vynaloženého času nebo samostatné nabídky.

13.7. Po uplynutí 30 dnů od skončení Služby může Poskytovatel Data Klienta z aktivních systémů odstranit, pokud právní předpis nebo individuální dohoda nevyžaduje jejich další uchování. Data v automatických zálohách mohou být odstraněna později v rámci standardního retenčního cyklu a nejsou po skončení Služby určena k běžnému obnovení na jednotlivou žádost.

13.8. Poskytovatel může uchovat informace, které je povinen uchovávat z právních, účetních, bezpečnostních nebo důkazních důvodů, po dobu stanovenou právními předpisy nebo po dobu nezbytnou k ochraně právních nároků.

14.1. Služba může využívat Technologie třetích stran. Jejich dostupnost, technické parametry, licenční podmínky nebo ceny mohou být určovány jejich poskytovateli.

14.2. Poskytovatel může Technologii třetí strany nahradit funkčně obdobným řešením, pokud konkrétní technologie, poskytovatel nebo model nejsou výslovně sjednanou vlastností Služby.

14.3. Poskytovatel neodpovídá za výpadek nebo změnu Technologie třetí strany, kterou nemůže rozumně ovlivnit, zavazuje se však v přiměřeném rozsahu usilovat o omezení dopadu na Službu a o nalezení náhradního řešení, je-li to technicky a ekonomicky možné.

14.4. Funkce využívající umělou inteligenci mohou generovat pravděpodobnostní, proměnlivé nebo fakticky nepřesné výstupy. Klient je povinen přiměřeně ověřovat výstupy před jejich použitím pro právně, finančně, bezpečnostně, personálně nebo jinak významná rozhodnutí.

14.5. AI funkce samy o sobě nenahrazují odborné právní, účetní, daňové, zdravotní nebo jiné regulované poradenství, není-li konkrétní Služba výslovně sjednána a poskytována jako taková oprávněným poskytovatelem.

14.6. Pravidla použití Dat Klienta při AI zpracování se řídí Smlouvou, nastavením konkrétní Služby, pravidly ochrany osobních údajů a podmínkami příslušné Technologie třetí strany.

15.1. Pokud Poskytovatel zpracovává identifikační, kontaktní, fakturační a provozní údaje Klienta pro vlastní účely, například pro uzavření a správu Smlouvy, fakturaci, zabezpečení, právní povinnosti nebo oprávněnou obchodní komunikaci, vystupuje jako samostatný správce. Podrobnosti upravují zásady ochrany osobních údajů Poskytovatele.

15.2. Pokud Poskytovatel prostřednictvím Služby zpracovává osobní údaje, jejichž správcem je Klient, vystupuje Poskytovatel jako zpracovatel a tento článek představuje zpracovatelské ujednání podle čl. 28 GDPR, není-li uzavřena samostatná zpracovatelská smlouva.

15.3. Předmětem zpracování je poskytování Služby a související hosting, ukládání, přenos, zálohování, technická podpora, zabezpečení, diagnostika, údržba, integrace a další operace nezbytné pro plnění Smlouvy. Zpracování trvá po dobu poskytování Služby a následně po dobu potřebnou k vrácení nebo výmazu dat a splnění právních povinností.

15.4. Povaha a účel zpracování odpovídají funkcím využívaným Klientem. Zpracovávané údaje mohou zahrnovat zejména identifikační a kontaktní údaje, údaje o uživatelských účtech, zaměstnancích, zákaznících, dodavatelích a spolupracovnících Klienta, obchodní a transakční údaje, komunikaci, dokumenty a další údaje, které Klient do Služby vloží. Kategorie subjektů údajů mohou zahrnovat zejména Uživatele, zaměstnance, zákazníky, dodavatele, uchazeče, obchodní partnery a další osoby evidované Klientem.

15.5. Klient odpovídá za zákonnost pokynů ke zpracování, právní titul, informační povinnosti vůči subjektům údajů a za to, že do Služby vkládá pouze údaje, které je oprávněn zpracovávat. Pokud Klient zpracovává zvláštní kategorie osobních údajů nebo jiné vysoce citlivé údaje, odpovídá za posouzení, zda je sjednaná konfigurace Služby pro takové zpracování vhodná.

15.6. Poskytovatel bude osobní údaje zpracovávat pouze na základě doložených pokynů Klienta, které jsou obsaženy zejména ve Smlouvě, konfiguraci Služby a oprávněných požadavcích Klienta, ledaže mu zpracování ukládá právní předpis. Má-li Poskytovatel za to, že pokyn porušuje právní předpisy o ochraně osobních údajů, upozorní na to Klienta, pokud mu to právní předpis nezakazuje.

15.7. Poskytovatel zajistí, aby osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje byly vázány mlčenlivostí, a přijme přiměřená technická a organizační opatření odpovídající riziku zpracování.

15.8. Klient uděluje Poskytovateli obecné písemné povolení k využívání dalších zpracovatelů potřebných pro hosting, infrastrukturu, zálohování, monitoring, podporu, komunikaci, integrace a jiné části Služby. Poskytovatel zajistí, aby další zpracovatel převzal odpovídající povinnosti ochrany osobních údajů. O významné změně dalšího zpracovatele, která může mít dopad na zpracování Klienta, Poskytovatel Klienta přiměřeně informuje. Klient může z objektivních důvodů ochrany osobních údajů vznést námitku; není-li možné nabídnout rozumnou alternativu, mohou Strany ukončit dotčenou část Služby.

15.9. Poskytovatel v přiměřeném rozsahu pomůže Klientovi při vyřizování žádostí subjektů údajů, zabezpečení zpracování, oznamování porušení zabezpečení, posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a konzultacích s dozorovým úřadem, a to s přihlédnutím k povaze zpracování a informacím dostupným Poskytovateli. Nadstandardní součinnost může být zpoplatněna, pokud potřeba součinnosti nevznikla porušením povinností Poskytovatele.

15.10. Poskytovatel oznámí Klientovi zjištěné porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu poté, co se o něm dozví, a poskytne mu dostupné informace potřebné k plnění jeho zákonných povinností.

15.11. Po skončení zpracování Poskytovatel osobní údaje vrátí nebo vymaže v souladu s článkem 13 těchto VOP, ledaže jejich další uchování vyžaduje právní předpis.

15.12. Poskytovatel poskytne Klientovi informace přiměřeně potřebné k doložení plnění povinností zpracovatele. Audit na místě je možný po předchozí dohodě, v přiměřeném rozsahu, způsobem nenarušujícím provoz a při zachování důvěrnosti a bezpečnosti ostatních zákazníků. Pokud audit neodhalí podstatné porušení na straně Poskytovatele, může Poskytovatel požadovat úhradu přiměřených nákladů auditu.

15.13. Předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor bude prováděno pouze v souladu s použitelnými právními předpisy a při využití odpovídajícího právního mechanismu, je-li takový mechanismus vyžadován.

16.1. Každá Strana je povinna chránit důvěrné informace druhé Strany a nepoužít je k jinému účelu než k plnění Smlouvy. Za důvěrné se považují zejména neveřejné obchodní, technické, finanční, bezpečnostní, projektové a produktové informace, obchodní tajemství a Data Klienta.

16.2. Povinnost mlčenlivosti se nevztahuje na informace, které byly oprávněně veřejně známé, které příjemce prokazatelně znal již před jejich zpřístupněním, které nezávisle vytvořil bez použití důvěrných informací nebo jejichž zpřístupnění vyžaduje právní předpis či orgán veřejné moci.

16.3. Strana může důvěrné informace zpřístupnit svým zaměstnancům, spolupracovníkům, poradcům a subdodavatelům, kteří je potřebují znát pro plnění Smlouvy a jsou vázáni odpovídající povinností mlčenlivosti.

16.4. Povinnost mlčenlivosti trvá po dobu Smlouvy a 5 let po jejím skončení; u obchodního tajemství a informací, které si ze své povahy zaslouží trvalejší ochranu, po dobu, po kterou jejich důvěrná povaha trvá.

16.5. Není-li individuálně dohodnuto jinak, může Poskytovatel uvést obchodní firmu a logo Klienta v prostém seznamu zákazníků nebo referencí. Klient může takové užití kdykoli písemně odmítnout a Poskytovatel je v přiměřené době ukončí. Zveřejnění případové studie, konkrétních výsledků projektu, neveřejných čísel nebo podrobného popisu řešení vyžaduje samostatný souhlas Klienta.

17.1. Smlouva se uzavírá na dobu určenou ve Smlouvě, objednávce nebo tarifu. Není-li doba určena, považuje se pravidelně poskytovaná SaaS Služba za sjednanou na dobu neurčitou.

17.2. Smlouvu na dobu neurčitou může Klient vypovědět bez udání důvodu s výpovědní dobou 1 měsíc a Poskytovatel s výpovědní dobou 3 měsíce, není-li sjednáno jinak. Výpovědní doba běží od prvního dne kalendářního měsíce následujícího po doručení výpovědi.

17.3. Smlouva na dobu určitou končí uplynutím sjednané doby, pokud nebylo výslovně sjednáno její automatické prodloužení nebo jiný způsob pokračování.

17.4. Každá Strana může odstoupit od Smlouvy při podstatném porušení povinnosti druhou Stranou, pokud porušení není napraveno ani v dodatečné přiměřené lhůtě alespoň 10 kalendářních dnů po doručení výzvy, je-li náprava možná.

17.5. Poskytovatel může Službu okamžitě omezit a podle závažnosti od Smlouvy odstoupit bez dodatečné lhůty zejména při úmyslném narušování bezpečnosti, neoprávněné distribuci nebo zpřístupnění Software, závažném porušení licenčních práv, protiprávním využívání Služby nebo jednání, které bezprostředně ohrožuje Poskytovatele, jiné zákazníky nebo třetí osoby.

17.6. Je-li Klient v prodlení s úhradou déle než 30 kalendářních dnů, může Poskytovatel po předchozím upozornění od Smlouvy odstoupit nebo dotčenou pravidelnou Službu ukončit.

17.7. Ukončením Smlouvy se stávají splatnými všechny dosud vzniklé peněžité závazky. U SaaS končí právo Klienta Software používat nejpozději skončením Smlouvy, s výjimkou dočasného přístupu určeného výhradně k exportu dat, poskytne-li jej Poskytovatel.

17.8. Ukončení Smlouvy, hostingu, podpory nebo maintenance nezpůsobuje zánik již vzniklé trvalé licence Custom / Enterprise k plně uhrazené licencované verzi, pokud Klient nadále dodržuje její podmínky.

17.9. Ustanovení o licencích, ochraně duševního vlastnictví, mlčenlivosti, ochraně dat, odpovědnosti, úhradě dluhů a řešení sporů zůstávají v rozsahu své povahy účinná i po skončení Smlouvy.

18.1. Poskytovatel poskytuje Služby s odbornou péčí přiměřenou jejich povaze. Klient bere na vědomí, že software a online služby nelze provozovat zcela bez možnosti jednotlivých vad, výpadků, bezpečnostních incidentů nebo nekompatibility s neomezeným množstvím technologií třetích stran.

18.2. Poskytovatel neodpovídá za újmu způsobenou zejména:

a) porušením povinností Klienta nebo jeho Uživatelů;

b) nesprávnými, neúplnými nebo protiprávně zpracovanými daty Klienta;

c) neautorizovanou úpravou, konfigurací nebo zásahem Klienta či třetí osoby;

d) výpadkem internetu, infrastruktury nebo Technologie třetí strany mimo rozumnou kontrolu Poskytovatele;

e) používáním nepodporovaného zařízení, prohlížeče, integrace nebo prostředí;

f) provozem self-hosted řešení v části, kterou Poskytovatel podle Smlouvy nespravuje;

g) rozhodnutím Klienta učiněným bez přiměřeného ověření výstupu umělé inteligence.

18.3. V maximálním rozsahu dovoleném právními předpisy Poskytovatel neodpovídá za nepřímou nebo následnou újmu, zejména ušlý zisk, ztrátu obchodní příležitosti, ztrátu dobré pověsti nebo přerušení podnikání, pokud tato újma nebyla způsobena úmyslně nebo z hrubé nedbalosti a pokud právní předpis nestanoví jinak.

18.4. Celková souhrnná povinnost Poskytovatele k náhradě přímé majetkové újmy vzniklé z jedné nebo více souvisejících událostí v rámci jedné Smlouvy je, v rozsahu dovoleném právními předpisy, omezena částkou, kterou Klient skutečně uhradil Poskytovateli za dotčenou Službu nebo dotčenou část projektu za 12 měsíců bezprostředně předcházejících vzniku škodní události. Trvala-li Smlouva kratší dobu, vychází se z částky skutečně uhrazené za tuto kratší dobu.

18.5. Omezení podle tohoto článku se nepoužije v rozsahu, v němž právní předpis zakazuje předem vyloučit nebo omezit náhradu újmy, zejména u újmy způsobené úmyslně nebo z hrubé nedbalosti nebo u zásahu do přirozených práv člověka.

18.6. Při ztrátě nebo poškození Dat Klienta, za které Poskytovatel odpovídá a pro které je sjednáno zálohování, je Poskytovatel oprávněn přednostně provést obnovu z poslední dostupné použitelné zálohy. Tím nejsou dotčena práva Klienta, která nelze podle právních předpisů omezit.

18.7. Žádná Strana neodpovídá za nesplnění povinnosti způsobené mimořádnou, nepředvídatelnou a nepřekonatelnou překážkou vzniklou nezávisle na její vůli, zejména přírodní katastrofou, rozsáhlým výpadkem energetiky nebo konektivity, válkou, nepokoji, opatřením veřejné moci, rozsáhlým kybernetickým útokem nebo výpadkem kritického poskytovatele infrastruktury, pokud dopad nebylo možné rozumně odvrátit. Dotčená Strana oznámí druhé Straně překážku a její předpokládaný dopad bez zbytečného odkladu, jakmile je to možné.

19.1. Poskytovatel může tyto VOP v přiměřeném rozsahu změnit zejména z důvodu změny právních předpisů, vývoje technologií, bezpečnostních požadavků, změny způsobu poskytování Služby, zavedení nových funkcí, změny infrastruktury nebo rozumné potřeby úpravy obchodního a provozního modelu.

19.2. O změně VOP, která se má použít na již existující dlouhodobý smluvní vztah a která není pro Klienta pouze výhodnější nebo čistě technická, bude Poskytovatel Klienta informovat nejméně 30 dnů před její účinností e-mailem, prostřednictvím administrace Služby nebo jiným sjednaným způsobem.

19.3. Nesouhlasí-li Klient s oznámenou změnou, může ji před datem její účinnosti odmítnout a Smlouvu z tohoto důvodu bez sankce vypovědět. V takovém případě Smlouva skončí dnem bezprostředně předcházejícím účinnosti změny, ledaže Klient současně požádá o přiměřenou dodatečnou dobu nezbytnou k přechodu na jiné řešení; tato doba může činit nejvýše 30 dnů po účinnosti změny, pokud se Strany nedohodnou jinak. Do skončení Smlouvy se na daný vztah použije dosavadní znění VOP.

19.4. Změny nezbytné k okamžitému splnění právní povinnosti, odstranění bezpečnostní hrozby nebo řešení naléhavé technické situace mohou nabýt účinnosti dříve, vyžaduje-li to jejich povaha. Poskytovatel Klienta informuje bez zbytečného odkladu.

19.5. Pozdější změna VOP nebo veřejně dostupných Licenčních pravidel sama o sobě neomezuje již vzniklou trvalou Custom / Enterprise licenci k plně uhrazené licencované verzi. Změna takového oprávnění vyžaduje dohodu Stran, ledaže jde o změnu vyžadovanou kogentním právním předpisem.

19.6. Poskytovatel uchovává nebo je oprávněn uchovávat předchozí verze VOP pro účely doložení podmínek vztahujících se k dříve uzavřeným Smlouvám.

20.1. Smlouva a tyto VOP se řídí právem České republiky.

20.2. Strany se zavazují pokusit se případný spor nejprve vyřešit smírně. Nedojde-li k dohodě, budou spory rozhodovat věcně a místně příslušné soudy České republiky.

20.3. Pokud se některé ustanovení Smlouvy nebo těchto VOP ukáže jako neplatné, neúčinné nebo nevymahatelné, nemá tato skutečnost vliv na ostatní ustanovení. Strany jej nahradí takovým platným ujednáním, které se svým smyslem co nejvíce blíží původnímu účelu.

20.4. Klient není oprávněn postoupit Smlouvu nebo převést licenční oprávnění na třetí osobu bez předchozího písemného souhlasu Poskytovatele, pokud Licenční pravidla nebo individuální Smlouva nestanoví jinak. Poskytovatel může převést Smlouvu na právního nástupce nebo v rámci převodu závodu, části závodu nebo příslušné produktové činnosti, při zachování práv Klienta.

20.5. Běžná smluvní, projektová a provozní komunikace může probíhat elektronicky, zejména e-mailem, prostřednictvím zákaznického portálu, ticketovacího nebo projektového systému. Není-li ve Smlouvě sjednána přísnější forma, lze výpověď, odstoupení nebo odmítnutí změny VOP doručit také e-mailem na kontaktní adresu uvedenou ve Smlouvě nebo na oficiální kontaktní adresu Poskytovatele, pokud je možné určit odesílatele a obsah právního jednání.

20.6. Tyto VOP jsou označeny jako verze 2.0 a nabývají účinnosti dne 10. 9. 2026. Pro dříve uzavřené smluvní vztahy se použijí pouze tehdy, pokud se staly jejich součástí v souladu se Smlouvou a právními předpisy nebo pokud byly řádně změněny postupem podle článku 19.

Apertia Tech s.r.o.

Šlikova 549/4, 169 00 Praha 6 - Břevnov

IČO: 27117758 | DIČ: CZ27117758

Spisová značka C 97580 vedená u Městského soudu v Praze