EspoCRM poskytuje možnosť načítať e-maily z IMAP schránky. To umožňuje používať EspoCRM ako e-mailového klienta spolu s funkciami špecifickými pre CRM.
V tomto článku:
- IMAP účty
- SMTP účty
- účty Gmail
- Práca s emailami
- Odosielanie emailov
- E-mailové zložky
- E-mailové filtre
- Šablóny e-mailov
IMAP účty
Poznámka: Aby prichádzajúce e-maily fungovali, musíte mať vo svojom systéme správne nakonfigurovaný cron.
Užívateľ si môže nastaviť IMAP účet na stránke Osobné e-mailové účty (karta E-maily > ponuka vpravo hore > Emailové účty).
V poli Synchronizované zložky určte, ktoré zložky sa majú sledovať . V predvolenom nastavení je nastavené na INBOX.
Ak na odosielanie e-mailov používate externého poštového klienta , môžete pridať priečinok Odoslané k sledovaným. E-maily odoslané z externého klienta budú importované do Auto. Upozorňujeme, že váš externý klient musí byť nakonfigurovaný tak, aby ukladal odoslané e-maily na server IMAP.
Nastavené od vám umožňuje vybrať dátum, od ktorého majú byť e-maily archivované. Ak potrebujete archivovať staré e-maily, nastavte ho na nejaký dátum pred dneškom.
Existuje možnosť zadaťpriečinok v osobnom e-mailovom účte. Prichádzajúce e-maily budú umiestnené do tohto priečinka.
SMTP účty
Uživatelé mohou nastavit nastavení SMTP ve svých osobních e-mailových účtech a také v Předvolbách. Osobní e-mailové účty dostupné na kartě E-maily > nabídka vpravo nahoře > Emailové účty.
Administrátor tiež môže povoliť použitie hlavného systémového SMTP účtu aj skupinových e-mailových účtov (označiť ako Zdieľané).
Užívatelia môžu mať viacero účtov SMTP.
Dôležité: E-mailové adresy, z ktorých môže používateľ odosielať e-maily, musia byť definované v poli E-maily v zázname užívateľa. E-mailové adresy užívateľov môže definovať iba admin (v predvolenom nastavení).
účty Gmail
Pre pripojenie účtu Gmail (IMAP a SMTP) máte dve možnosti:
- Povoľte prístup pre menej zabezpečené aplikácie v nastaveniach účtu Google.
- Použite integráciu Google “odkaz bude dodaný” , ktorá poskytuje zabezpečené overenie prostredníctvom Oauth2.
Práca s emailami
E-maily sú načítané cronom (na pozadí) každých niekoľko minút (obdobie môže určiť správca). Všetky svoje e-maily môžete zobraziť na karte E-maily. Na ľavej strane sú štandardné zložky Doručené, Dôležité, Odoslané, Rozpísané, V koši.
Stavové pole:
- Odoslané – bolo odoslané prostredníctvom CRM
- Archivované – načítané z účtu IMAP alebo archivované ručne
- Rozopísané – e-mail bol vytvorený ako koncept
Keď príde nový e-mail, systém sa pokúsi rozpoznať, ku ktorému záznamu tento e-mail patrí. Môže ho prepojiť s účtom, potenciálnym zákazníkom, príležitosťou, prípadom (a kontaktom v režime B2C) atď. Pokiaľ nebol rozpoznaný, môže ho užívateľ prepojiť ručne vyplnením poľa nadradeného prvku .
Ak e-mail prišiel od nového potenciálneho klienta, používateľ ho môže previesť na potenciálneho zákazníka. Otvorte položku E-mail av ponuke vpravo hore kliknite na Vytvoriť potenciálneho zákazníka.
Je tiež možné vytvoriť úlohu alebo prípad zo záznamu e-mailu.
Pokiaľ systém pozná e-mailové adresy (od, do, kópie) e-mailového záznamu, zobrazí sa osoba, ku ktorej sa vzťahujú (kontakt, záujemca, užívateľ atď.). Ak je nejaká e-mailová adresa nová, môžete vytvoriť kontakt priamo odtiaľ.
Všetky e-maily súvisiace s konkrétnym záznamom sú zobrazené na paneli História daného záznamu. Ak nejaký e-mail súvisí napríklad s príležitosťou, ale príležitosť súvisí s účtom, zobrazí sa v príležitosti aj v účte.
Keďodoberietee-mail, bude úplne odstránený zo systému, takže zmizne z ichdoručenej pošty . Ak tomu chcete zabrániť, použite Presunúť do koša . Správca nesmie užívateľom udeliť prístup k odstráneniu, aby zabránil strate e-mailov.
Odosielanie emailov
Nový e-mail môžete vytvoriť niekoľkými spôsobmi:
- tlačidlo Napísať v zobrazení zoznamu e-mailov;
- odpoveď na iný e-mail;
- kliknutie na e-mailovú adresu nejakého záznamu;
- Vytvoriť e-mail akciu panela Aktivity.
Existuje možnosť vybrať šablónu vášho e-mailu.
E-mailový podpis môžete nastaviť v predvoľbách.
Je možné použiť externého e-mailového klienta (predvoleného na vašom počítači alebo zariadení). Pre toto zaškrtnite Použiť externého e-mailového klienta v Predvoľbách.
E-mailové zložky
Užívatelia si môžu vytvoriť svoje vlastné e-mailové zložky, do ktorých budú pre pohodlie vkladať niektoré e-maily. Zoznam dostupných zložiek je dostupný na stránke Emaily na ľavej strane. Ak chcete vytvoriť alebo upraviť priečinky, prejdite na E-maily > rozbaľovací zoznam v pravom hornom rohu > Priečinky. Preskočiť oznámeni neznamená, že nebudete upozorňovaní na prichádzajúce e-maily, ktoré spadajú do určitej zložky. Použitím e-mailových filtrov je možné vkladať e-maily do zložiek automaticky podľa špecifických kritérií.
E-mailové filtre
Správca môže vytvoriť globálne e-mailové filtre na preskočenie nežiaducich e-mailov. Sú dostupné v Administrácii > E-mailové filtre.
Bežný používateľ si môže vytvoriť e-mailové filtre pre svoje osobné e-mailové účty alebo pre celú svoju doručenú poštu. Sú k dispozícii v časti E-maily > roztvárací zoznam v pravom hornom rohu > Filtre.
Existujú dva typy filtrov:
- Ignorovať – e-mail bude umiestnený do koša alebo nebude importovaný, pokiaľ sa filter týka osobného e-mailového účtu;
- Presunúť do zložky – importované e-maily budú automaticky umiestnené do zložky zadaného užívateľa.
Šablóny e-mailov
Šablóny e-mailov sú k dispozícii v časti Emaily > roztvárací zoznam v pravom hornom rohu > Emailové šablóny. Je možné ich použiť ako pre hromadné rozosielanie emailov, tak aj pre bežné emaily. Jednorázovýpolíčko znamená, že šablóna emailu má byť použitá iba raz, čo je obvyklé pri email marketingu.
V tele a predmete e-mailovej šablóny je možné použiť zástupné symboly, napr. {Account.name}, {Person.emailAddress}. Budú nahradené hodnotami súvisiacich záznamov.
V tele šablóny môžete použiť ďalšie vyhradené zástupné symboly: {optOutUrl}a {optOutLink}.
<a href="{optOutUrl}">Odhlásit odběr</a>
Toto je odkaz na odhlásenie hromadného e-mailu.
Zoznam dostupných ďalších zástupných symbolov:
{today}– dnešný dátum,{now}– aktuálny dátum a čas,{optOutUrl}– url odkaz na odhlásenie (len pre hromadný e-mail),{optOutLink}– odkaz na odhlásenie (len pre hromadný e-mail),{optInUrl}– adresa URL pre prihlásenie (len pre zachytenie potenciálnych zákazníkov, potvrdenie prihlásenia),{optInLink}– odkaz na prihlásenie (len pre zachytenie potenciálneho zákazníka potvrďte prihlásenie).
Podpora riadidiel
K dispozícii od 5.9.0.
Poznámka: Toto je časovo obmedzená funkcia.
E-mailové šablóny tiež podporujú riadidlá. Je to rovnaký systém šablón, aký sa používa pre šablóny PDF so zástupnými symbolmi s dvoma zátvorkami, ako je {{name}}.
Platí iba pre e-maily s neprázdnym nadradeným poľom.
