CRM implementace pro technologickou firmu
Technologická společnost čelila kritické situaci - faktury se ztrácely v e-mailech, projekty neměly jasnou strukturu a administrativa pohltila množství pracovního času týmu. Implementací vlastního CRM systému s AI automatizací jsme dosáhli úspory času při zpracování dokumentů a úplně eliminovali ztracené faktury. Firma se z administrativního chaosu transformovala na efektivní organizaci s jasnou kontrolou nad všemi procesy. "Vzpomínám si na ten moment, kdy mi prošla kolem stolu faktura za 200 tisíc, kterou jsme už měli zaplatit před měsícem. Prostě se ztratila v e-mailech," vzpomíná ředitel společnosti.
Datum realizace
22. září 2025
Příběh
Jak to celé začalo
Výzva
S čím se firma potýkala
Chaos v dokumentech
Společnost denně zpracovávала desítky příchozích dokumentů:
- Faktury se ztrácely v různých e-mailových schránkách
- Datové schránky nikdo pravidelně nekontroloval
- Neschopenky a úřední korespondence se míchaly s běžnými e-maily
- Neexistoval centrální systém pro sledování stavu vyřizování
Neefektivní projektové řízení
Každý projekt byl ostrovem:
- Dokumenty rozházané v různých složkách
- Nejasné, kdo co má na starosti
- Žádný přehled o postupu prací
- Opakované úkoly se zapomínaly nebo dělaly vícekrát
Fragmentované procesy
- Hospodářská střediska existovala pouze na papíře
- Schvalování probíhalo chaoticky bez jasných pravidel
- Evidence majetku byla vedena v Excelu
- Reporting trval celé dny ruční práce
Řešení
Naše řešení na míru
AI-powered automatizace dokumentů
Implementovali jsme inteligentní systém pro zpracování dokumentů:
- Inteligentní zpracování záznamů: Systém zpracovává široké spektrum dokumentů - od běžných faktur přes daňové doklady až po speciální dokumenty jako oznámení o platnosti smlouvy. Každý dokument má jasně označený stav (Dokončeno/Chyba) a automatické přiřazení ke správnému workflow.
- Alertní systém s detailním sledováním: Implementovali jsme pokročilý alertní systém, který sleduje například "Nový email viz email od Peti" s přesnými časovými razítky. Systém rozpoznává různé typy komunikace a automaticky je kategorizuje podle priority a typu akce.
- Integrace datových schránek: Systém se automaticky připojuje k datovým schránkám, stahuje všechny zprávy a třídí je podle typu - neschopenky do speciální složky, úřední korespondence podle původce, faktury do schvalovacího workflow.
- URL sanitizace a bezpečnost: Implementovali jsme pokročilou sanitizaci pro bezpečné zpracování různých formátů URL adres v e-mailech, včetně nestandardních formátů českých institucí.
Výsledky
Měřitelné výsledky
Implementace komplexního CRM systému přinesla automatizaci klíčových procesů - AI nyní automaticky čte faktury z e-mailů, extrahuje data a směruje je ke schválení podle typu nákladu, zatímco datové schránky se automaticky stahují a třídí úřední korespondence podle odesílatele. Projektové řízení získalo centrální evidenci všech projektů s přehledem stavu a zodpovědných osob, schvalovací procesy se zautomatizovaly tak, že faktury se rozdělují po položkách a směrují ke správným schvalovatelům.
Zjednodušily se základní každodenní procesy - e-mailová komunikace nyní využívá skupinové schránky s hierarchickým zobrazením ve vláknech, kalendáře a rezervace fungují jako sdílené kalendáře s automatickými rezervacemi zasedaček a vozidel včetně schvalování. Kontakty umožňují jedné osobě mít různé údaje pro různé organizace a interní procesy získaly jednotný case management pro IT, HR a správu budov v jednom místě.
Chcete podobné výsledky?
Naplánujte si ukázku a zjistěte, jak AutoCRM může transformovat i vaši firmu.
Další případové studie
Podívejte se na další projekty
Bára Ondroušková
Obchodná riaditeľka
Radi vám pomôžeme
Chcete podobné výsledky?
Naplánujte si ukázku a zjistěte, jak AutoCRM může transformovat i vaši firmu.