Delegovanie je kľúčovým prvkom úspešného riadenia tímu a organizácie. Správne delegovanie umožňuje manažérom maximalizovať využitie zdrojov, rozvíjať svoje tímy a dosahovať ciele efektívnejšie.
Čo Vám správne delegovanie môže priniesť?
Čo delegovaním získate?
- Delegovanie umožňuje manažérom venovať svoj čas prioritným úlohám a strategickému plánovaniu, zatiaľ čo rutinné úlohy a operatívne záležitosti sú zverené členom tímu.
- Delegovanie poskytuje príležitosť zamestnancom na rozvoj nových zručností a schopností. Keď sú zamestnancom zverené nové úlohy a zodpovednosti, môžu sa učiť a rásť v rámci organizácie.
- Zamestnanci bývajú motivovanejší, keď majú možnosť prijímať rozhodnutia a vykonávať úlohy, ktoré majú vplyv na výsledky a úspech tímu alebo organizácie.
- Delegovanie umožňuje manažérom získať rôzne perspektívy a nápady od svojich členov tímu. Tým môžu vzniknúť inovatívne riešenia a nové prístupy k problémom.
- Efektívne delegovanie umožňuje rýchlejšie a efektívnejšie dokončenie úloh a projektov tým, že umožňuje rozloženie práce na rôznych ľudí so špecializovanými schopnosťami a vedomosťami.
- Keď sú zamestnanci zapojení do rozhodovacieho procesu a majú väčšiu kontrolu nad svojou prácou, môže to viesť k pozitívnemu pracovnému prostrediu a zlepšeniu spolupráce v tíme.
- Delegovanie umožňuje rozloženie záťaže a rizika na viacero ľudí. Ak jeden člen tímu zlyhá alebo nie je schopný dokončiť úlohu, existuje záloha v podobe ďalších členov tímu, ktorí môžu prevziať zodpovednosť.
Ako na to?
1) Identifikujte vhodné úlohy na delegovanie
Dôležitá je priorita úlohy
Manažér by mal delegovať úlohy, ktoré sú menej strategické a menej dôležité pre dosiahnutie hlavných cieľov tímu alebo organizácie. Dôležité úlohy, ktoré sa týkajú strategického plánovania alebo rozhodovania, by mal manažér spravidla vykonávať sám.
Delegovanie by malo byť založené na schopnostiach a vedomostiach jednotlivých členov tímu. Úlohy by mali byť delegované tým, ktorí majú potrebné zručnosti a skúsenosti na ich úspešné vykonanie.
Manažér by mal zvážiť, či má dostatok času na vykonanie úlohy samostatne, alebo či by bolo efektívnejšie delegovať ju niekomu inému, kto má voľný čas a kapacitu.
Nezabudnite na rozloženie záťaže
Manažér by mal dbať na rovnováhu medzi rozložením pracovnej záťaže medzi členmi tímu a zachovaním dostatočnej kontroly nad kľúčovými úlohami. Delegovanie by malo viesť k efektívnejšiemu využitiu zdrojov, nie k preťaženiu jednotlivých členov tímu.
Zvážte riziká a dôveru
Úlohy, ktoré majú nižšie riziko alebo ktoré vyžadujú menšiu mieru rozhodovania, sú zvyčajne vhodnejšie na delegovanie. Avšak manažér by mal mať dôveru v schopnosti svojich podriadených a poskytnúť im zodpovedajúce právomoci na úspešné vykonanie úlohy.
Rozvíjajte svojich zamestnancov
Delegovanie by malo byť tiež príležitosťou na rozvoj zručností a schopností členov tímu. Manažér by mal zvážiť, či by určitá úloha mohla prispieť k rozvoju určitého člena tímu a poskytnúť mu príležitosť na učenie a rast.
2) Vyberte správnych zamestnancov na delegované úlohy:
Analyzujte zručnosti a vedomosti
Zvážte zručnosti, vedomosti a skúsenosti každého člena tímu. Hľadajte ľudí, ktorí majú potrebné schopnosti na úspešné vykonanie delegovaných úloh.
Nezabúdajte na predchádzajúce úspechy a výkony
Pozrite sa na predchádzajúce úspechy a výkony členov tímu. Tí, ktorí sa osvedčili pri podobných úlohách v minulosti, sú pravdepodobne vhodní na prevzatie ďalších delegovaných úloh.
Komunikácia a spolupráca na prvom mieste
Hľadajte ľudí, ktorí sú schopní efektívne komunikovať a spolupracovať s ostatnými členmi tímu. Dobrá komunikácia a schopnosť pracovať v tíme sú kľúčové pre úspešné dokončenie delegovaných úloh.
Motivácia a odhodlanie
Hľadajte ľudí, ktorí sú motivovaní a odhodlaní dokončiť úlohy. Zamestnanci, ktorí majú vášeň pre svoju prácu a sú ochotní vynaložiť dodatočné úsilie, sú často úspešní pri prevzatí delegovaných úloh.
Rozvíjajte potenciál svojich kolegov
Zamerajte sa na ľudí, ktorí majú potenciál na rast a rozvoj. Delegovanie úloh môže byť tiež príležitosťou na rozvoj nových zručností a schopností členov tímu.
Stavte na dôveru a autonómiu
Dajte prednosť ľuďom, ktorým dôverujete a ktorí sú schopní pracovať s minimálnym dohľadom. Dôvera je kľúčová pre úspešné delegovanie úloh a dosiahnutie výsledkov.
Nezabudnite na rozdelenie záťaže
Uistite sa, že rovnomerne rozdeľujete úlohy medzi členmi tímu a nezaťažujete príliš jedného člena. Rovnomerné rozdelenie záťaže pomáha zabrániť preťaženiu a udržuje tímovú motiváciu.
Vaša podpora je dôležitá
Buďte pripravení poskytnúť podporu a pomoc tým, ktorým delegujete úlohy. Aj keď sú schopní úlohy zvládnuť sami, je dôležité im poskytnúť priestor na otázky a podporu, ak ju potrebujú.
3) Komunikujte o delegovaných úlohách:
- Definujte ciele a očakávané výsledky: Začnite tým, že jasne definujete ciele delegovanej úlohy a očakávané výsledky. Buďte konkrétny a špecifický v popise toho, čo sa od člena tímu očakáva.
- Zapojte člena tímu: Pri komunikácii o delegovanej úlohe sa uistite, že člen tímu je aktívne zapojený. Počúvajte ich názory a otázky a uistite sa, že majú jasné pochopenie toho, čo je od nich požadované.
- Stanovte termíny: Určte jasné termíny pre dokončenie úlohy. Buďte realistickí ohľadom časových obmedzení a zvážte, či sú termíny dostatočne flexibilné, aby reflektovali potreby členov tímu a zároveň spĺňali ciele projektu.
- Poskytnite podrobné inštrukcie: Poskytnite členom tímu podrobné inštrukcie o tom, čo sa od nich očakáva. Popíšte jednotlivé kroky, ktoré majú vykonať a akým spôsobom majú prezentovať výsledky.
- Vyjasnite očakávané štandardy: Informujte členov tímu o očakávaných štandardoch kvality a akosti, ktoré sa majú dodržiavať pri vykonaní úlohy. Ak sú k dispozícii vzory alebo príklady, ktoré môžu byť užitočné, zdieľajte ich s členmi tímu.
- Prispôsobte komunikáciu: Majte na pamäti individuálne potreby a preferencie členov tímu pri komunikácii o delegovaných úlohách. Niektorí môžu preferovať písomnú komunikáciu, zatiaľ čo iní môžu uprednostňovať osobné stretnutia alebo hlasové hovory.
- Priebežná komunikácia: Udržujte priebežnú komunikáciu s členmi tímu ohľadom pokroku delegovaných úloh. To umožní identifikovať prípadné problémy alebo prekážky včas a zavčasu reagovať.
4) Poskytnite podporu a zdroje:
Poskytnite potrebné informácie:
Zabezpečte, aby zamestnanci mali prístup ku všetkým potrebným informáciám a materiálom na úspešné dokončenie úlohy. To môže zahŕňať dokumentáciu, vzory, školenia alebo iné zdroje, ktoré môžu byť užitočné.
Podporte komunikáciu:
Umožnite otvorenú a priebežnú komunikáciu medzi zamestnancami a vedúcimi. Zamestnanci by mali mať možnosť zdieľať svoje otázky, obavy alebo potreby ohľadom delegovaných úloh a vedúci by mali byť k dispozícii na poskytnutie podpory a odpovedí.
Zabezpečte potrebné zdroje:
Poskytnite zamestnancom potrebné zdroje a nástroje na úspešné dokončenie úlohy. To môže zahŕňať finančné prostriedky, technické vybavenie, softvérové aplikácie alebo ďalšie materiály potrebné k ich práci.
Podporte rozvoj zručností:
Ponúknite zamestnancom príležitosť na rozvoj nových zručností a schopností, ktoré môžu byť potrebné na úspešné dokončenie úlohy. To môže zahŕňať školenia, workshopy alebo mentorovanie od skúsenejších kolegov.
Udeľte zodpovedajúce právomoci:
Dajte zamestnancom potrebnú mieru právomocí a autonómie na to, aby mohli úspešne vykonávať svoje úlohy. To zahŕňa právomoc prijímať rozhodnutia a riešiť problémy v rámci svojej úlohy.
Pracujte na odstránení prekážok:
Identifikujte prípadné prekážky alebo problémy, ktoré by mohli brániť zamestnancom v úspešnom dokončení úlohy a pracujte na ich odstránení. To môže zahŕňať poskytnutie dodatočnej podpory, vyriešenie konfliktov alebo zabezpečenie dodatočných zdrojov.
5) Sledujte a vyhodnocujte výsledky:
Stanovenie jasných cieľov a termínov:
Zabezpečte, aby boli ciele každej delegovanej úlohy jasne definované a aby boli stanovené príslušné termíny pre ich dokončenie. Táto jasnosť umožní ľahšie sledovanie pokroku.
Pravidelné kontroly pokroku:
Plánujte pravidelné kontroly pokroku delegovaných úloh. To môže byť formou pravidelných stretnutí, e-mailových aktualizácií alebo použitím nástrojov na správu projektov.
Použitie nástrojov na sledovanie pokroku:
Využite nástroje na správu projektov, ktoré umožnia sledovať pokrok na delegovaných úlohách. To môže zahŕňať tabuľky, plánovače úloh, Ganttov diagram alebo špeciálne softvérové aplikácie.
Zaznamenávanie pokroku:
Uistite sa, že pokrok na delegovaných úlohách je pravidelne zaznamenávaný. To môže zahŕňať aktualizácie dokumentácie, záznamy zo stretnutí alebo použitie nástrojov na zdieľanie a sledovanie dokumentov.
Priebežná komunikácia:
Udržujte priebežnú komunikáciu s členmi tímu ohľadom pokroku na delegovaných úlohách. Poskytnite im priestor na zdieľanie aktualizácií, otázok alebo prípadných problémov, ktoré môžu vzniknúť.
Poskytnutie spätnej väzby:
Pravidelne poskytujte spätnú väzbu zamestnancom ohľadom ich pokroku na delegovaných úlohách. Buďte špecifickí ohľadom toho, čo bolo dobre vykonané, a identifikujte oblasti na zlepšenie, ak je to potrebné.
Reagovanie na potreby:
Reagujte na potreby členov tímu a prípadné problémy, ktoré sa môžu objaviť počas procesu delegovania úloh. Buďte pripravení poskytnúť dodatočnú podporu, prostriedky alebo informácie, ktoré môžu byť potrebné na úspešné dokončenie úlohy.
Priebežné aktualizácie plánu:
Na základe sledovania pokroku a spätnej väzby aktualizujte plán projektu a prípadne upravte ciele, termíny alebo zdroje potrebné na dosiahnutie úspechu.
Myslite na to, že delegovanie Vám ako manažérovi môže len pomôcť.
Vyskúšajte CRM systém zadarmo alebo sa rovno vrhnite na ERP systém. Preskúmajte možnosti umelej inteligencie alebo sa opýtajte na tvorbu webu na mieru vašim potrebám!
Bc. Jana Čepelková
Jana dlouhá léta pracovala jako vedoucí nákupního oddělení pro koroporace a nebo větší společnosti. Po mateřské se rozhodla, že se chce věnovat dětem a rozvíjení potenciálu v nich. Prošla studiem mnoha publikací, které se tomuto tématu věnují. A u dětí to také všechno začíná. Né každý je dobrým managerem. Někteří se to mohou naučit a někteří se tak už rodí. Hledá talenty a učí od dětí po dospělé nejen cizí jazyky, ale také jim pomáhá se seberozvojem.
