ERP implementácia pre technologickú firmu

Kratké shrnutie

Technologická spoločnosť čelila kritickej situácii - faktúry sa strácali v e-mailoch, projekty nemali jasnú štruktúru a administratíva pohltila množstvo pracovného času tímu. Implementáciou vlastného ERP systému s AI automatizáciou sme dosiahli úsporu času pri spracovaní dokumentov a úplne eliminovali stratené faktúry. Firma sa z administratívneho chaosu transformovala na efektívnu organizáciu s jasnou kontrolou nad všetkými procesmi.
"Spomínam si na ten moment, keď mi prešla okolo stola faktúra za 200-tisíc, ktorú sme už mali zaplatiť pred mesiacom. Proste sa stratila v e-mailoch," spomína riaditeľ spoločnosti.

Klient

Priběh majitele firmy

Predstavenie problému:

Chaos v dokumentoch

Spoločnosť denne spracovávala desiatky prichádzajúcich dokumentov:

Faktúry sa strácali v rôznych e-mailových schránkach
Dátové schránky nikto pravidelne nekontroloval
Neschopenky a úradná korešpondencia sa miešali s bežnými e-mailami
Neexistoval centrálny systém pre sledovanie stavu vybavovania Neefektívne projektové riadenie

Každý projekt bol ostrovom:

Dokumenty rozhádzané v rôznych zložkách
Nejasné, kto čo má na starosti
Žiadny prehľad o postupe prác
Opakované úlohy sa zabúdali alebo robili viackrát

Fragmentované procesy

Hospodárske strediská existovali iba na papieri
Schvaľovanie prebiehalo chaoticky bez jasných pravidiel
Evidencia majetku bola vedená v Exceli
Reporting trval celé dni ručnej práce

Naše riešenie:

AI-powered automatizácia dokumentov

Implementovali sme inteligentný systém na spracovanie dokumentov:

Inteligentné spracovanie záznamov: Systém spracováva široké spektrum dokumentov – od bežných faktúr cez daňové doklady až po špeciálne dokumenty ako oznámenie o platnosti zmluvy. Každý dokument má jasne označený stav (Dokončené/Chyba) a automatické priradenie k správnemu workflow.
Alertný systém s detailným sledovaním: Implementovali sme pokročilý alertný systém, ktorý sleduje napríklad „Nový email viď email od Peti“ s presnými časovými pečiatkami. Systém rozpoznáva rôzne typy komunikácie a automaticky ich kategorizuje podľa priority a typu akcie.
Integrácia dátových schránok: Systém sa automaticky pripája k dátovým schránkam, sťahuje všetky správy a triedi ich podľa typu – neschopenky do špeciálnej zložky, úradná korešpondencia podľa pôvodcu, faktúry do schvaľovacieho workflow.
URL sanitizácie a bezpečnosť: Implementovali sme pokročilú sanitizáciu na bezpečné spracovanie rôznych formátov URL adries v e-mailoch, vrátane neštandardných formátov českých inštitúcií.

Centralizovaný projektový manažment

Vytvorili sme jednotný dashboard s real-time prehľadom všetkých úloh, projektov a ich stavov. Systém používa intuitívne farebné kódovanie pre okamžitý vizuálny prehľad:

NEZAČATÉ (svetlo modrá) – nové úlohy čakajúce na začiatok
ZAČATÉ (sivá) – úlohy v procese
KONZULTÁCIA (oranžová) – úlohy vyžadujúce diskusiu
DOKONČENÉ (zelená) – dokončené úlohy
PREVZATÉ (zelená) – odovzdané úlohy
ARCHÍV (fialová) – archivované položky

Implementovali sme systém okamžitých upozornení zobrazovaných priamo na pravej strane obrazovky. Užívatelia vidia aktívne notifikácie ako "Žiadosť o vyčítanie vypršala" s možnosťou okamžitej akcie.

Projektový manažment podľa zložitosti: Systém eviduje rôzne typy projektov od jednoduchých ako „LN Finance“ až po komplexné ako „Inštalácia CRM“. Každý projekt má jasne označeného zodpovedného pracovníka a aktuálny stav (Nový/Priradený).
Multi-projektová organizácia: Systém umožňuje filtrovať a organizovať projekty podľa priority a typu.

Výsledok:

Implementácia komplexného ERP systému priniesla automatizáciu kľúčových procesov - AI teraz automaticky číta faktúry z e-mailov, extrahuje dáta a smeruje ich na schválenie podľa typu nákladu, zatiaľ čo dátové schránky sa automaticky sťahujú a triedia úradné korešpondencie podľa odosielateľa. Projektové riadenie získalo centrálnu evidenciu všetkých projektov s prehľadom stavu a zodpovedných osôb, schvaľovacie procesy sa zautomatizovali tak, že faktúry sa rozdeľujú po položkách a smerujú k správnym schvaľovateľom.

Zjednodušili sa základné každodenné procesy – e-mailová komunikácia teraz využíva skupinové schránky s hierarchickým zobrazením vo vláknach, kalendáre a rezervácie fungujú ako zdieľané kalendáre s automatickými rezerváciami zasadačiek a vozidiel vrátane schvaľovania. Kontakty umožňujú jednej osobe mať rôzne údaje pre rôzne organizácie a interné procesy získali jednotný case manažment pre IT, HR a správu budov v jednom mieste.

Slovo klienta

Vyskúšajte AutoERP zadarmo

Pýtajte sa, skúšajte, sme tu pre Vás

autoerp

Systém

Dôležité odkazy

Sledujte nás

Sledujte nás: