Firma z oblasti energetiky (inštalácia a servis fotovoltaických elektrární – FVE) využívala CRM systém pre správu obchodných príležitostí, ponúk a faktúr. S rozvojom podnikania začala fungovať pod viacerými spoločnosťami, ktoré bolo potrebné spravovať v jednom systéme. Štandardné CRM však túto možnosť neponúkalo.
Vytvorili sme preto rozšírenie Multi-Company, vďaka tomu firma teraz efektívne riadi viacero spoločností z jedného CRM prostredia, bez nutnosti prevádzkovať samostatné systémy.
Majiteľ firmy podniká v oblasti inštalácií a servisu fotovoltaických elektrární (FVE).
Jeho obchodný model zahŕňa viac prepojených spoločností, ktoré zdieľajú podobné procesy, ale majú odlišné účtovné údaje a tímy.
V CRM systéme spravovali klasicky obchodný proces:
Majiteľ teda hľadal spôsob, ako zjednotiť správu viacerých spoločností bez toho, aby musel používať niekoľko oddelených systémov.
Pôvodný CRM systém bol ale koncipovaný iba pre jednu firmu. Aj keď obsahoval funkciu tímov, tie neboli prepojené s fakturačnými údajmi ani s oprávneniami.
To znamenalo, že:
Výsledkom bola strata prehľadu, zvýšené riziko chýb vo fakturácii aj v obchodných procesoch a nutnosť zložitej manuálnej správy.
Bolo preto potrebné systém rozšíriť tak, aby každý tím fungoval ako samostatná firma – s vlastnými fakturačnými údajmi, oprávneniami a možnosťou prepínania medzi jednotlivými spoločnosťami.
Cieľom bolo rozšíriť CRM systém tak, aby fungoval ako multi-company riešenie, kde každý tím reprezentuje samostatnú spoločnosť. Fakturačné údaje sa automaticky berú podľa aktívneho tímu, používatelia majú prístup iba k svojim dátam a systém sa automaticky prepína podľa zvolenej spoločnosti.
V reakcii na túto potrebu sme vytvorili modul Multi-Company, ktorý rozširuje štandardné funkcie CRM systému a pridáva firemnú logiku do systému tímov.
Každý tím teraz obsahuje voľbu „Použiť ako spoločnosť“. Po aktivácii sa zobrazia nové polia pre vyplnenie: názov spoločnosti, adresa, IČO a DIČ, fakturačné údaje.
Tím sa týmto označením stáva samostatnou firmou, ktorej údaje sa automaticky prepisujú do všetkých relevantných záznamov.
Systém ďalej umožňuje:
1. Automatické fakturačné údaje
Systém automaticky prenáša fakturačné údaje z aktívneho tímu do všetkých novovytvorených faktúr a dokladov. Každá spoločnosť tak vystavuje vlastné faktúry s korektnými údajmi bez nutnosti ručného prepisovania.
2. Priraďovanie záznamov k tímom
Každý záznam je priradený k tímu, ktorého údaje sa následne automaticky používajú pre faktúry a ďalšie dokumenty. Užívatelia si môžu nastaviť predvolený tím, a pokiaľ vytvoria nový záznam (ponuku, príležitosť, faktúru), systém ho automaticky priradí k tomuto tímu.
3. Prepínanie tímov
V hornej časti systému sme pridali prepínač tímov. Užívateľ si zvolí tím, s ktorým chce práve pracovať – ten sa nastaví ako predvolený. Po prepnutí sa celé CRM „refrešne“ a zobrazia dáta konkrétnej spoločnosti, čo umožňuje rýchlo a intuitívne pracovať s viacerými firmami naraz.
4. Oprávnenia a role
V rámci SPO rolí sme umožnili nastaviť, že používateľ môže: čítať, upravovať, mazať alebo vytvárať záznamy iba v rámci svojho tímu.
Tým sa zaručuje, že zamestnanci jednotlivých firiem vidia iba svoje záznamy a nemôžu zasahovať do dát iných spoločností.
5. Integrácia a rozšíriteľnosť
Modul je plne integrovaný s klasickým CRM – organizáciami, kontaktmi, obchodnými príležitosťami, ponukami a faktúrami. Fakturačné šablóny boli upravené tak, aby načítali údaje z aktívneho tímu. Systém zvláda neobmedzený počet spoločností a funguje na osvedčenej infraštruktúre.
Technicky je riešenie postavené na princípe tímov, ktoré sme doplnili o nový checkbox a logiku na automatické prenášanie údajov. Tým sme docielili jednoduchý, ale veľmi efektívny multi-company režim, bez zásahov do jadra systému. Užívatelia si môžu vybrať svoj tím, systém automaticky načíta správne fakturačné údaje, priraďuje záznamy, kontroluje oprávnenia a intuitívne prepína medzi spoločnosťami, čím zaisťuje bezpečné a efektívne riadenie viacerých firiem v jednom CRM.
Po nasadení nového modulu sa práca firmy výrazne zjednodušila. Každý užívateľ si môže ľahko prepnúť aktívnu spoločnosť a systém sa okamžite prispôsobí – od zobrazených záznamov až po fakturačné údaje.
Majiteľ ocenil, že riešenie pôsobí úplne prirodzene, bez nutnosti školenia či zložitých procesov. Užívatelia majú pocit, že systém „myslí za nich“ – vypĺňa správne údaje, prideľuje faktúry správnym firmám a udržuje poriadok v dátach.
Prínosy riešenia sú jednoznačné:
Majiteľ firmy zhrnul výsledok jednoducho – systém teraz funguje presne tak, ako si predstavoval: „Jedno CRM, viac firiem, a všetko beží hladko.“
Vyskúšajte AutoERP zadarmo
Pýtajte sa, skúšajte, sme tu pre Vás
Přidejte se na webinář!
Jak ušetřit na Vašem IT, automatizovat a zároveň zefektivnit všechny procesy ve společnosti.
