Terénni technici dnes riešia stovky rôznych problémov – od nefunkčných klimatizácií po zložité elektroinštalácie. Kým technická stránka práce sa neustále vyvíja, administratívne procesy často zostávajú na úrovni papierových protokolov a ručného prepisovania. Existuje však spôsob, ako tieto procesy radikálne zjednodušiť. Kľúčom je pochopenie toho, ako servisné procesy skutočne fungujú, a ich postupná digitalizácia.
Anatómia efektívneho servisného systému
Najlepšie riešenie pre správu servisných výjazdov stojí na troch základných pilieroch, ktoré pokrývajú celý životný cyklus terénnej práce.
Servisný výjazd ako východiskový bod
- Jednoduché plánovanie činnosti pre technika
- Automatické zobrazenie v kalendári prideleného pracovníka
- Flexibilný prístup k príprave materiálu podľa potrieb firmy
Montážny protokol pre dokumentáciu
- Dátum a čas príchodu aj odchodu
- Kompletný zoznam spotrebovaného materiálu
- Podrobný popis vykonanej práce a odpracovaných hodín
- Podpis zákazníka ako zákonný požiadavok
Servisné dokumenty pre budúce použitie
- Priložené fotografie z miesta práce
- Technické návody a schémy zariadenia
- Centralizovaná história všetkých zásahov u zákazníka
- Rýchly prístup k informáciám pri opakovaných návštevách
Táto architektúra umožňuje firmám prispôsobiť systém svojmu spôsobu práce, namiesto toho, aby museli meniť zavedené procesy kvôli technológii.
Prístupy k digitalizácii podľa možností firmy
Je zaujímavé pozorovať, ako rôzne firmy pristupujú k implementácii digitálnych riešení. Každá si volí cestu, ktorá zodpovedá jej technickým možnostiam a firemnej kultúre.
- Klient X preferuje tradičný prístup s postupnou digitalizáciou. Ich technici používajú štandardný pracovný postup – na mieste vyplnia papierový servisný dokument podľa pripravenej šablóny, zákazník ho podpíše a po návrate do kancelárie prenesú informácie do systému. Naskenovaný podpísaný dokument potom pripoja k digitálnemu záznamu.
- Klient Y sa rozhodol pre plne digitálne riešenie s využitím tabletov. Ich technici vyplňujú položky výjazdu priamo na mieste v systéme. Zaznamenajú použitý materiál, dobu práce, vytlačia montážny list do PDF a nechajú si ho elektronicky podpísať zákazníkom. Montážny protokol ako samostatnú entitu vlastne nepotrebujú, pretože všetko riešia priamo na servisnom výjazde.
- Klient Z má špecifické požiadavky vzhľadom na povahu svojho podnikania. Rozlišujú medzi inštalačnými a servisnými protokolmi, pretože pre nich predstavuje inštalácia nového zariadenia úplne iný typ práce ako jeho oprava. Majú preto samostatné protokoly a workflow pre rôzne druhy činností.
Fotodokumentácia a prílohy
K montážnemu protokolu je možné pridať fotografie a rôzne súbory. Ide o návody, fotografie z miesta inštalácie a podobnú dokumentáciu. Z toho vzniká servisný dokument, ktorý je dokumentáciou toho, čo sa u konkrétneho zákazníka vykonalo.
Tieto dokumenty sa viažu na zákazníka a zobrazujú sa tam všetky presunuté fotografie a súbory z daného miesta. Je to užitočné, pretože keď technik ide na ďalšiu servisnú jazdu, môže si nájsť dokumenty o tom, čo sa tam v minulosti robilo.
Má potom lepšiu predstavu o tom, čo môže byť problémom, alebo jednoducho o tom, kam ide a aké práce sa tam v minulosti vykonávali. Slúži to ako reporting a história pre budúce referencie.
Možnosti ďalších integrácií
Servisný modul sa dá prepojiť s čímkoľvek iným podľa potrieb firmy. Ak firma chce zo servisnej cesty vystaviť ponuku, nie je problém to tam dodať. Alebo ak chce zo servisnej cesty rovno vystaviť faktúru, tak aj to je možné.
Servisný modul predstavuje elegantné riešenie pre technické firmy, ktoré potrebujú digitalizovať svoje terénne procesy. Jeho najväčšia sila spočíva v jednoduchosti základnej architektúry kombinovanej s možnosťou prispôsobenia konkrétnym potrebám každej firmy.
