Accounting & Product-base

Accounting & Product-base predstavuje moderný spôsob riadenia financií, ktorý prepája účtovníctvo s produktovým manažmentom, projektami a zásobami. Tento model odráža realitu dnešných firiem – kde účtovníctvo už dávno nie je len o účtovaní dokladov, ale aj o riadení cash flow, plánovaní investícií a rozhodovaní na základe aktuálnych dát.

Automatické párovanie platieb a generovanie dokladov

„Účtovníctvo a bankovníctvo spolu súvisia – systém dokáže platby spárovať automaticky. Nie je potrebné klikať na zálohy alebo platby manuálne.“

Jedným z najväčších pokrokov v digitalizácii účtovníctva je schopnosť systému automaticky identifikovať a spárovať bankové transakcie s príslušnými faktúrami. Používateľ len skontroluje výsledok.

Systém dokáže:

• zaznamenať dátum prijatej platby a priradiť ho k správnemu dokladu,

• vytvoriť príslušný účtovný zápis bez ručného zásahu,

• automaticky vygenerovať daňový doklad k prijatej platbe (ak je to potrebné).

Príklad:
Zákazník pošle zálohu 1 210 000 Kč → systém ju automaticky spáruje so zálohovou faktúrou, vystaví doklad o prijatej platbe a vygeneruje daňový doklad. Bez jediného kliknutia.

Prepojenie viacerých záloh s finálnou faktúrou

„V stavebníctve je bežné vystaviť niekoľko zálohových faktúr, ale len jednu finálnu. Tá sa spätne prepojí so všetkými predchádzajúcimi.“

V mnohých odvetviach (napr. stavebníctvo, zákazková výroba, IT služby) sú zálohové faktúry štandardnou súčasťou fakturačného cyklu. Finálna faktúra musí spätne zohľadniť už prijaté platby.

Systém umožňuje:

• prepojiť neobmedzený počet záloh s jednou finálnou faktúrou,

• automaticky načítať a odpočítať príslušné sumy,

• preniesť všetky súvisiace údaje (sadzby DPH, položky atď.),

• vytvoriť prehľadný doklad s väzbou na všetky predchádzajúce dokumenty.

Tvorba a správa opravných daňových dokladov

„Keď je faktúra vystavená chybne, používateľ len klikne na ‘vytvoriť opravný doklad’ a systém automaticky prenesie všetky údaje.“

Chybne vystavené faktúry sú v praxi častým javom. CRM systém umožňuje okamžite reagovať:

• opraviť chybnú faktúru bez ručného kopírovania,

• vygenerovať opravný daňový doklad so zápornými položkami,

• automaticky preniesť údaje ako dátum zdaniteľného plnenia, symboly a pod.,

• vyžaduje uvedenie dôvodu opravy (napr. „chybná faktúra odoslaná zákazníkovi“).

Výsledkom je legislatívne správny doklad, pripravený pre účtovné a daňové účely.

Spracovanie prijatých faktúr a kontrola údajov

„Prijaté faktúry kopírujú to, čo prišlo. Systém má prednastavené šablóny a prispôsobíme ich podľa potreby.“

Na strane prijatých faktúr systém ponúka:

• detailný prehľad položiek vrátane príloh (napr. zmluvy, rozpočty),

• evidenciu odpočtov záloh podľa potrieb firmy,

• validáciu údajov – kontrolu IČO, DIČ, splatnosti a súhrnov,

• porovnávanie údajov medzi PDF prílohou a systémovými dátami (tzv. porovnávací režim).

V prípade nezrovnalostí systém upozorní používateľa a umožní rýchlu opravu.

Vytěžovanie údajov z dokumentov pomocou AI

„Systém bude vedieť automaticky vytěžovať položky z príloh a zvýrazniť, čo nesedí.“

Modul na báze umelej inteligencie:

• načíta PDF alebo sken faktúry,

• identifikuje kľúčové údaje (sumy, dodávateľov, položky),

• vyznačí nezrovnalosti oproti systémovým údajom,

• umožní používateľovi potvrdiť alebo upraviť údaje.

Táto funkcia výrazne šetrí čas potrebný na zaúčtovanie a znižuje riziko chýb.

Príjmové a výdavkové doklady mimo fakturačný tok

„Výdavkový doklad znamená, že nám niečo odchádza z pokladne, príjmový že sme prijali peniaze mimo faktúru.“

Systém podporuje:

• vystavenie príjmových dokladov (napr. hotovostné platby, prijaté zálohy bez faktúry),

• vystavenie výdavkových dokladov (napr. mzdy, pokladničné výdavky),

• možnosť prepojenia s pokladničnou knihou alebo vedenie samostatne,

• úplné prepojenie s účtovným a daňovým systémom.

Týmto sú pokryté aj neštandardné prípady mimo bežného fakturačného procesu – napr. vratky, prevádzkové zálohy či hotovostné operácie.

CRM ako nástroj riadenia, nie len evidencie

Moderný CRM systém nie je iba databáza kontaktov alebo obchodných príležitostí. Ak je prepojený s účtovným modulom, stáva sa komplexným nástrojom na riadenie firemných procesov – vrátane financií.